Relatie aanmaken wizard

Stap 1 Begin: Relatie kiezen

In de eerste stap zoek je naar een relatie. Door een koppeling met de Kamer van koophandel kun je geautomatiseerd relaties ophalen. Er zijn meerdere velden om mee te zoeken. Let op: informatie in de Kamer van Koophandel is niet altijd even uniform. Zo staat er soms Den Haag, en in andere gevallen staat er ’s Gravenhagen. Wanneer je een unieke relatie zoekt, kun je altijd het beste zoeken op basis van het KVK nummer.

A. Deze balk geeft de voortgang weer van het aanmaken van een relatie.

B. Zoek functie voor het vinden van een bedrijf.

Als er bedrijven zijn gevonden via de zoekfunctie komen deze hier onder te staan. Door te klikken op “Selecteer” bij het bedrijf naar keuze, word je geleid naar de volgende stap in de wizard.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

Stap 2 Vervolg: (Service)Locaties selecteren

A. Alle locaties van het gekozen bedrijf.

Hier maak je de keuze wat de hoofdvestiging is van het bedrijf. Er moet altijd minimaal 1 locatie gemarkeerd worden als hoofdvestiging.

De groen omringde locaties zijn de geselecteerde locaties die meegenomen worden.

B. Door deze optie aan te vinken worden alle onderstaande vestigingen direct geselecteerd. Let er wel op dat ook alle locaties een juist adres heeft. Er kan wel eens informatie in de Kamer van Koophandel staan welke niet volledige geupdate is.

C. Door op aanmaken te klikken, accepteer je de gekozen Servicelocaties en ga je verder naar de volgende pagina. Door op terug te klikken ga je terug naar het scherm voor het kiezen van een bedrijf.

Stap 3: Relatie gegevens

Eerst stap van het aanmaken van de gekozen relatie. In deze stap vul je de contactgegevens in van de Relatie en voeg je eventueel extra Servicelocaties op.

A.

Veldnaam	Uitleg
KVK Nummer	KVK nummer van het bedrijf. Is in deze wizard niet meer te wijzigen. Is wel achteraf nog te wijzigen.
Bedrijfsnaam	De naam van het bedrijf (verplicht)
Zoeknaam	Een verkorte naam waaronder het bedrijf te vinden is (niet verplicht).
Algemeen Email	Het algemene email adres die het bedrijf in gebruik heeft (veelal een info@.....), wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Telefoon	Het algemene telefoonnummer van het bedrijf, wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).

B. Het correspondentie adres word automatisch ingevuld als het hoofd Servicelocatie adres. Deze kan je aanpassen naar wens. Het is niet mogelijk om hier al een postbus aan te maken. Dit kan na afronden van de 'wizard' wel gedaan worden.

Veldnaam	Uitleg
Postcode	Postcode van het correspondentieadres (verplicht).
Huisnummer	Het huisnummer van het correspondentieadres (verplicht).
Toevoeging	De (eventuele) toevoeging van het correspondentieadres (niet verplicht).
Letter	De (eventuele) huisletter van het correspondentieadres (niet verplicht).
Straat	De straat van het correspondentieadres (verplicht).
Plaats	De plaatsnaam waar het correspondentieadres zich bevind (verplicht)
Provincie	De provincie waar het correspondentieadres zich bevind. Met name gericht op de Nederlandse provincies (niet verplicht)
Land	De landnaam waar het correspondentieadres zich bevind. Na opslaan wordt automatisch het juiste land obv de naam erbij opgezocht en opgeslagen (niet verplicht).

C. Door op het groene plusje rechts bovenin te klikken is het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen. Wil je geen contact persoon aanmaken, dan kan je via de prullenbak de optie verwijderen. Wanneer je aangeeft dat je een contactpersoon aanmaakt, dan ben je ook verplicht om de Voornaam en Naam op te geven. In de Wizard is het mogelijk om maar één contactpersoon aan te maken. Na opslaan van de relatie kan je overige contactpersonen aanmaken (en wijzigen).

Veldnaam	Uitleg
Aanhef	De aanhef van de aan te maken contactpersoon. Je kan hier kiezen uit Geen / Dhr / Mevr (niet verplicht).
Voornaam	De voornaam van de aan te maken contactpersoon (verplicht).
Achternaam	De achternaam van de aan te maken contactpersoon. Eventuele tussenvoegsel kan je hier ook kwijt bijv. de Boer (verplicht).
Geslacht	Het geslacht van de aan te maken contactpersoon (niet verplicht).
Email	Het e-mailadres van de contactpersoon. Indien gevuld, wordt deze gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Telefoon	Het telefoonnummer van de contactpersoon. Indien gevuld, wordt deze gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Primair	Mogelijkheid om dit aan of uit te zetten. Een relatie kan altijd maar 1 primair contactpersoon hebben. Een primair contactpersoon wordt door 21Qubz gebruikt om standaard het emailadres bij mailings als: aanvragen / afvalkalender, enzovoorts.

D. Een overzicht van alle geselecteerde Service locaties van dit bedrijf. Door op het groene plusje te klikken kun je er handmatig een toevoegen.

Veldnaam	Uitleg
HV	Hier zie je of deze locatie de hoofdvestiging is. Er kan altijd maar 1 hoofdvestiging zijn.
Adres	Het volledige adres van de servicelocatie.
Melding	De status van de aangemaakte servicelocatie. Het is mogelijk dat er iets fout is in de locatie, bijvoorbeeld de postcode / huisnummer is niet gevonden via de PostcodeAPI. Je hoeft deze melding niet op te lossen, echter betekend dit dat er geen 'GoogleMap' functionaliteit getoond kan worden.

Enkele toegelichte velden / acties

Veldnaam / Actie	Uitleg
Hoofdvestiging	Hier kies je of deze vestiging de hoofdvestiging is. Er kan maar één Servicelocatie een hoofdvestiging zijn. Door deze optie te kiezen worden alle andere Servicelocaties normale vestigingen.
Blauw vergrootglas Postcode	Door hier de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas te klikken worden de adres gegevens opgehaald. In het geval er meerdere adressen gevonden worden (denk aan Toevoeging of Letter), dan komt er een submenu waarin je aangeeft om welk adres het gaat.
Blauw vergrootglas Amice	Dit is oude functionaliteit welke niet meer gebruikt wordt binnen de applicatie en zal binnenkort verwijderd worden.
Latitude / Logtitude	De lengte- en breedte graad van de locatie. Indien deze gevuld zijn (je kan deze ook zelf opzoeken in GoogleMaps), dan zal er automatisch een GoogleMaps voorvertoning getoond worden.

Stap 4: Account Type gegevens

In deze pagina geef je gegevens mee over de relatie. Bijvoorbeeld of de Relatie een ontdoener is, of juist een verwerker (of beide). Door de selectie van ontdoener / verwerker / transporteur worden er velden verplicht gemaakt. Zo is het ontdoener nummer verplicht wanneer je aangeeft dat een relatie een ontdoener is. Deze gegevens zijn altijd achteraf wijzig baar.

A. In dit gedeelte zijn er meerdere knoppen die je kan selecteren. Een relatie kan meerdere functies hebben.

Veldnaam	Uitleg
Ontdoener	Als deze relatie afval wilt laten ophalen / verwerken dan kies je deze optie
AMICE nummer Ontdoener	Het AMICE nummer van de relatie moet hier ingevuld worden. Dit kan ook geautomatiseerd via het blauwe vergrootglas (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie gemarkeerd is als zijnde ontdoener)
Verwerker	Als deze relatie afval verwerkt kies je deze optie
Verwerkervergunning #	De unieke 5 karakter-code waarmee de verwerker zijn/haar afvalstroomnummers afgeeft (de eerste 5 karakters van het afvalstroomnummer) (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie is gemarkeerd als zijnde verwerker).
AMICE # Verwerker	Het AMICE nummer van de relatie moet hier ingevuld worden. Het verwerker AMICE nummer kan in zeer sporadische gevallen verschillen van het ontdoener AMICE nummer. Dit kan ook geautomatiseerd via het blauwe vergrootglas (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie is gemarkeerd als zijnde verwerker).
Transporteur	Als deze relatie afval transporteert kies je deze optie.
VIHB nummer	Het officiële VIHB nummer van de relatie/transporteur. Door op het blauwe vergrootglas rechts te klikken word je verwezen naar een website waar je dit VIHB nummer kan opzoeken (verplicht indien relatie is gemarkeerd als zijnde transporteur).

B. Hier zie je een lijst met alle locaties van deze relatie.

C.

Volgende: Naar de volgende stap in de wizard.

Terug: Terug naar de vorige stap in de wizard.

Annuleren: Stoppen met het maken van deze relatie en terug naar het overzicht scherm. De relatie wordt niet opgeslagen en tot dan ingevulde informatie wordt verwijderd.

Stap 5: Factuurgegevens

Op deze pagina vul je de algemene factuur gegevens in. Deze worden gebruikt als template voor nieuwe contracten voor deze relatie. In het contract kan je altijd afwijken van wat er op de relatie is ingevuld. Standaard worden de gegevens gekopieerd die als default zijn opgegeven op de Bedrijfsunit waarin men zich nu bevind.

A. Algemene factuur informatie

Veld	Uitleg
Opdrachtnummer Verplicht	Wanneer een opdrachtnummer verplicht is, dan wordt het veld opdrachtnummer automatisch zichtbaar. Wanneer er een order wordt gemaakt is het opvoeren van een opdrachtnummer dan ook verplicht.
Opdrachtnummer	Het opdrachtnummer wat standaard wordt gevuld op orders
Verzamelfactuur	Wanneer verzamelfactuur 'aan' staat dan wordt de verzamelfactuurcode zichtbaar en dit betekend dat de klant een verzamelfactuur heeft.
Verzamelfactuurcode	Via een selectieveld (drop down) kan je de verzamelcode selecteren. Via het blauwe plusje kan je direct een verzamelfactuur aanmaken (zie hieronder).
Ter attentie van	Dit is de TAV omschrijving die standaard op de factuur wordt gezet voor deze relatie. Op de factuur zelf is dit altijd nog te wijzigen.
Facturen bundeling	Je hebt de mogelijkheid om de facturen te bundelen of te splitsen. Splitsen betekend: Afroep wordt op een aparte factuur gezet en abonnementen / huurdoorlopend wordt op een aparte factuur gezet. Bij bundelen wordt alles op 1 factuur gezet, dus zowel afroep als abonnement / huur doorlopend. Voor meer informatie over bundelen / splitsen: ga naar de Facturen pagina.
Factuur per mail	Hier geef je aan of de klant de factuur via email wilt ontvangen. Indien de 'switch' op groen staat, dan dien je ook een e-mailadres op te geven, welke gevalideerd wordt op juistheid.
Factuurfrequentie	Geef hier de default frequentie op, waarop de klant gefactureerd wilt worden. Dit is vooral van belang voor de facturatiemomenten van abonnementen en huur doorlopend. Mogelijkheden zijn: Dag (dit kan niet in een contract waar een abonnement / huurdoorlopend in zit); Wekelijks, 2 Wekelijks, Maandelijks, Kwartaal, Halfjaarlijks, Jaarlijks. Dag frequentie is een bijzondere eend in de bijt, eigenlijk is de dag frequentie een vorm van 'Factuur Direct', nadat de orders is uitgevoerd gaat er gelijk een factuur de deur uit. Dit is begrijpelijker wijs niet mogelijk wanneer het een abonnement of huur doorlopend betreft.
Minimaal factuurbedrag	Wanneer een klant een minimaal factuurbedrag heeft dan wordt de factuur van die klant altijd tot dat bedrag aangevuld indien het totaalbedrag daar al niet boven zit. Stel: minimaal factuurbedrag van 50,-. Er wordt een factuur gemaakt voor die klant waarbij het totaal 35 euro is, dan wordt het totaal van de factuur toch 50 euro.
Betalingsmethode	Deze functionaliteit is verouderd en wordt door de applicatie niet meer gebruikt. Wijzigingen hierbinnen hebben geen gevolg voor facturatie.
Betalingstermijn	Het betalingstermijn van de relatie, dit wordt zowel meegenomen naar het financiële systeem, en wordt tevens ook getoond op de factuur. Betalingstermijnen zijn zelf aan te maken door de beheerder van de applicatie in de stamgegevens. Voor het aanmaken van nieuwe betalingstermijnen, zie.......
IBAN	Het IBAN rekeningnummer van de klant. Dit is met name nodig richting de export / koppeling met het financiële systeem.
BTW Status	De BTW status van de klant, waarin je de volgende mogelijkheden hebt: BTW Plichtig, BTW Verlegd, BTW Export. Deze statussen zijn van belang voor de berekening van het BTW, wat op de factuur terecht komt.
BTW nummer	Het BTW nummer van de relatie. Dit is met name belangrijk voor het eventuele gekoppelde financiële systeem.
Bank	Een selectiemogelijkheid uit banken welke in Nederland gevestigd zijn. Jouw beheerder van de applicatie kan zelf banken aanmaken in de stamgegevens. Zie Banken

B. Kortingen en toeslagen

Veldnaam	Uitleg
Korting / Toeslag	Geef aan of je Korting of Toeslag berekend voor deze relatie. De korting of toeslag wordt berekend per factuur. Wanneer je dit leeg laat worden de overige velden niet zichtbaar (niet verplicht).
Hoeveelheid	De hoeveelheid korting of toeslag die er berekend moet worden (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).
Vast / Percentage	Met dit veld geef je aan of je een percentage of een vast bedrag rekent (gebaseerd op hoeveelheid) (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).
Omschrijving	Een omschrijving van de korting / toeslag dat wordt verrekend. Deze omschrijving wordt ook zichtbaar op de factuur (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).

C. Verzamelfactuur

Aan de linkerkant zie je alle contracten die gekoppeld zijn aan de relatie. Door deze te dubbelklikken zal deze aan de rechterkant staan. Hierdoor zitten ze in het verzamelfactuur.

1.

• Relatie: Hier kies je welke relatie je de verzamelfactuur van wilt. Doordat je de verzamelfactuur maakt vanaf de relatie is deze direct voor ingevuld.
• Bundel code: De code die je geeft aan deze verzamelfactuur.
• Email: Het factuur emailadres waar deze heen gestuurd word.
• Factuur Adres: Hier selecteer je het adres waar het factuur heen gestuurd word.

Door op het blauwe plus icoon te klikken opent er een nieuw scherm voor het aanmaken. Zie 2.

2.
Door bij A. de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas icoon te klikken worden alle gegevens ingevuld.

Als er meerdere opties zijn voor dit adres verschijnt er een pop up met opties. Zie rechts

2.B
Door de knop van postbus over te zetten veranderd het scherm naar een postbus vorm: