Facturatie

Orders - Orderafhandeling

Voor het afhandeling van de orders is er een aparte menu optie Orders gemaakt. In dit menu heeft de rol 'order afhandelaar' de volgende 4 opties:

Veldnaam	Uitleg
Route	Voor gedefinieerde route op basis van abonnementen uit contracten. In dit scherm kunnen de uitgevoerde route worden gecontroleerd.
Werkorder	Afroep (losse) order, welke specifiek voor 1 contract geldt.
Uitbestede order	Een order wat uitbesteed wordt aan een andere partij, maar waarvan de factuur uiteindelijk wel doorberekend wordt. Voor meer informatie over een uitbestede order, zie….
Ongeplande aanlevering	Er heeft een weging plaatsgevonden op de weegbrug, welke niet in de planning stond, maar ongepland (kan ook via EBA) binnen is gekomen. Voor meer informatie over Ongeplande aanleveringen, zie.

Deze menu optie vervangt de oude optie -Facturen -> Orders. De oude optie blijft nog even zichtbaar maar zal op korte termijn weggehaald worden.

Te controleren

Een overzicht van alle nog te controleren orders (planningen). Een order die op ‘te controleren’ staat, zal NOOIT met de facturatie meegaan.

• A. Verschillende knoppen om te navigeren naar orders met een andere status ‘Te Controleren’ of ‘Gecontroleerd’

• B. De bedrijfunit selectie. Afhankelijk van jouw rechten (en soort bedrijf) zie je hier 1 of meerdere bedrijfsunits.

• C. De laatste 3 orders welke op ‘Te Controleren’ staan

• D. Een overzicht van alle orders welke nog in de status ‘Te Controleren’ staan. In de zoek kan je naar diverse velden zoeken, waaronder klant, contractnummer, enzvoorts. Het is ook mogelijk om naar een servicelocatie te zoeken in een werkorder / route. De waardes die je hier invult zorgen ervoor dat je hier alleen de orders ziet die voldoen aan jouw opgegeven selectie. Het selecteren van een order zorgt ervoor dat je de betreffende informatie over de order bij E zal terugvinden.

• E. Hier zie je de informatie over de order welke je bij D hebt geselecteerd. Diverse kenmerken

Onderwerp	Uitleg
Relatie	Naam van de relatie. Alleen zichtbaar als het geen route betreft. Bij een route zal je dit veld niet zien.
Servicelocatie	Locatie waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Alleen zichtbaar wanneer het geen route betreft. Bij een route zal je dit veld niet zien.
Contractnummer	Contractnummer waar deze werkzaamheden voor zijn uitgevoerd. Alleen zichtbaar wanneer het geen route betreft. Bij een route zal je dit veld niet zien.
Uitgevoerd op starttijd/eindtijd	De tijden waarop de werkzaamheden zijn gestart en geëindigd.
Afvalstroomnummer	Het afvalstroomnummer wat op hoofdniveau van deze order (of planning) is ingevuld. Voor meer informatie over afvalstroomnummers, zie 3.2.1 Afvalstroomnummer
Team naam	Naam van het team dat deze order heeft uitgevoerd. Door op het blauw oog icoon te klikken rechts van het team opent er een venster met daarin het personeel welke de order heeft uitgevoerd. Alleen inzichtelijk wanneer het een Route of een Werkorder is. Bij een Ongeplande Aanlevering of een Uitbestede order, zal je deze velden niet zien. Voor meer informatie over teams, zie 3.7.6 Team
Kenteken	Het kenteken van de wagen welke deze order heeft uitgevoerd. Alleen inzichtelijk wanneer het een Route of een Werkorder is. Bij een Ongeplande Aanlevering of een Uitbestede order, zal je deze velden niet zien. Voor meer informatie over wagens en kentekens, zie 3.7.5 Wagens
Factuur Direct	De mogelijkheid om direct na het goedkeuren van deze order een factuur aan te maken. Zie I. voor meer informatie.

• F. De verschillende tabbladen in een order / planning. Er zijn totaal 3 tabbladen:

Te controleren: alle orderregels welke nog gecontroleerd moeten worden

Gecontroleerd: alle orderregels welke gecontroleerd zijn

Abonnementen: alle orderregels welke onderdeel zijn van een abonnement en dus eigenlijk direct gecontroleerd zijn. Abonnementen worden immers vooruit of achteruit gefactureerd per maand / kwartaal / enzovoorts. Dit tabblad is alleen inzichtelijk wanneer het een Route betreft.

• G. Overzicht van alle orderregels, inclusief een uitgebreid zoeken. Er zijn twee verschillende weergaves mogelijk. De weergave die je ziet is afhankelijk van de soort order.

Route:

Onderwerp	Uitleg
Bon # & Relatie	Het Bonnummer van deze order regel en de naam van de relatie. Voor meer informatie over automatische nummering (van bonnummer), zie 3.3.11 Prefix
Servicelocatie	Locatie waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Verpakking	De verpakking welke is geleegd in deze route, op deze locatie
Aantal	Het aantal van deze verpakkingen welke is geleegd op deze route op deze locatie
Totaal prijs	De totaalprijs voor deze actie. Omdat het een abonnement is, is de prijs 0 euro.
Gecontroleerd	als deze order regel is gecontroleerd als deze order regel nog niet is gecontroleerd. Zie H. voor de controles die er worden uitgevoerd wanneer er op deze knop geklikt wordt.
	Het weegschaal icoon: Door op dit icon te klikken opent er een nieuw venster voor het inzien, bewerken of aanmaken van een weegbon. Zie, 6.1.2 Wegingen toevoegen
	Het aanpas icoon: Door op dit icoon te klikken opent er een nieuw venster voor het aanpassen van deze bon, zie 6.1.3 Aanpassen order regel
	Het prullenbak icoon: Door op dit icoon te klikken zal de gekozen bon in zijn geheel verwijderd worden. Hij kan niet verwijderd worden als: De bon al gefactureerd is of als de order gekoppeld is aan een planningsregel Let op: Bij het verwijderen zal deze orderregel niet meer terug te vinden zijn, en deze actie is onomkeerbaar.

Werkorder / Ongeplande Aanlevering / Uitbestede Order:

Onderwerp	Uitleg
Bon # & Relatie	Het Bonnummer van deze order regel en de naam van de relatie. Voor meer informatie over automatische nummering (van bonnummer), zie 3.3.11 Prefix. Voor meer informatie over artikelen, zie 3.3.3 Artikelen
Activiteit	De activiteit welke is uitgevoerd. Voor meer informatie over activiteiten, zie 3.3.1 Activiteiten
Verpakking	De verpakking welke is gebruikt bij het uitvoeren van deze order regel. Indien er een afwijkende verpakking is geregistreerd, dan zal er een blauw icoon bij staan.
Aantal	Het aantal van deze verpakkingen welke is geleegd op deze route op deze locatie
Totaal prijs	De totaalprijs voor deze actie. Omdat het een abonnement is, is de prijs 0 euro.
Gecontroleerd	als deze order regel is gecontroleerd als deze order regel nog niet is gecontroleerd. Zie H. voor de controles die er worden uitgevoerd wanneer er op deze knop geklikt wordt.
	Het weegschaal icoon: Door op dit icon te klikken opent er een nieuw venster voor het inzien, bewerken of aanmaken van een weegbon. Zie, 6.1.2 Wegingen toevoegen
	Het aanpas icoon: Door op dit icoon te klikken opent er een nieuw venster voor het aanpassen van deze bon, zie 6.1.3 Aanpassen order regel
	Het prullenbak icoon: Door op dit icoon te klikken zal de gekozen bon in zijn geheel verwijderd worden. Hij kan niet verwijderd worden als: De bon al gefactureerd is of als de order gekoppeld is aan een planningsregel Let op: Bij het verwijderen zal deze orderregel niet meer terug te vinden zijn, en deze actie is onomkeerbaar.

• H. De knop om de order in 1x op gecontroleerd te zetten. 21Qubz zal alle order regels controleren op de volgende aspecten:

1. Zijn alle (belangrijke) velden gevuld, als: artikel, verpakking, servicelocatie ed. Deze check wordt overgeslagen indien de order regel niet door gefactureerd moet worden. Indien er niet moet worden gefactureerd, dan dient de orderregel wel een opmerking te bevatten waarom deze niet wordt doorgefactureerd. Voor meer informatie hierover, zie 6.1.3 Aanpassen order regel

1. Heeft de order regel een opdrachtnummer, indien het contract (waarop deze order regel naar toe leidt) verplicht stelt dat er een opdrachtnummer dient te zijn.
2. Heeft de order regel een weging, indien het contract (waarop deze order regel naar toe leidt) verplicht stelt dat een weging verplicht is
3. Bestaat er een verwerkingsregel van deze order regel, indien het contract (waarop deze order regel naar toe leidt) verplicht stelt dat de weging doorbelast moet worden

De checks 2, 3 en 4 worden overgeslagen als:

• Orderregel handmatig is aangemaakt

of

• Abonnement order regel betreft

of

• De orderregel een verwerkings regel betreft

of

• Niet doorgefactureerd wordt

of

• De planning een uitbestede order of ongeplande aanlevering is.

• I. Op het moment dat je van deze order direct een factuur wilt maken, kan je aangeven dat je deze direct wilt factureren. Dit doe je door op order niveau aan te geven dat de order direct gefactureerd moet worden. Deze wordt automatisch gevuld aan de hand van de contract instellingen (bij een werkorder). Indien er op contract staat dat er ‘dagelijks’ gefactureerd moet worden, dan zal de direct factureren ‘switch’ aan staan. Op het moment dat direct facturatie aan staat, zal nadat er op ‘order volledig gecontroleerd’ geklikt wordt er direct een factuur aangemaakt worden. De factuur die wordt aangemaakt zal altijd een losstaande factuur zijn, en nooit gebundeld worden met andere (eventueel) openstaande facturen van deze relatie.

Let op: Doordat je direct facturatie aan zet, en de order is volledig goedgekeurd, dan kan je daarna de order niet meer terugzetten naar ‘te controleren’. Er is immers al een factuur aangemaakt.

Wegingen toevoegen

Zodra er op de weegbon icoon word geklikt verschijnt er een nieuw venster waarin je twee opties hebt “Bestaande weegbon koppelen” of “Een nieuwe weegbon aanmaken”. Afhankelijk van de soort order zal je hier het volgende zien

Bestaande weegbon koppelen; Routes:

Voor route (order) regels gelden andere soort weegbonnen, dan voor werkorder regels. Aan route regels worden ‘Regel Wegingen’ gekoppeld. Deze gelden alleen voor deze ene regel, en worden puur gebruikt voor het registratie en eventueel doorbelasten van gewichten. Veelal komen deze Regel Wegingen uit externe systemen als een koppeling met Welvaart. Deze wegingen worden niet gebruikt voor maandelijkse Meldingen bij het LMA.

• A. Twee verschillende tabbladen:

Mogelijke weegbonnen:

Een voorzet van mogelijke weegbonnen (Regel Wegingen) waarbij:

• Weegbon(nen) van dezelfde dag als planning

• Daarbij mag een weegbon nog niet gekoppeld zijn aan andere orderregels of items

Alle nog niet gekoppelde weegbonnen

Een overzicht van alle nog niet gekoppelde weegbonnen (Regel Wegingen), onafhankelijk van wanneer deze wegingen zijn gedaan.  

• B. Diverse kenmerken van de Regel Weging

Onderwerp	Uitleg
Weegnummer	Het Weegnummer van deze Regel Weging. Voor meer informatie over automatische nummering, zie 3.3.11 Prefix
Weegdatum	De datum waarop deze Regel Weging is aangemaakt
Bruto	Het eindgewicht van de vrachtwagen na het ledigen van de container (verpakking
Tarra	Het gewicht waar de vrachtwagen mee startte toen er werd gewogen
Netto	Het verschil tussen Bruto en Tarra

• C. Het koppelen van deze weging aan de order.

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregels bestaand met dezelfde afvalcode als deze weging, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

Bestaande weegbon koppelen; Werkorder / Ongeplande Aanlevering / Uitbestede Order

Voor werkorders, ongeplande aanleveringen en uitbestede orders worden weegbonnen gekoppeld. Deze weegbonnen worden wel gebruikt voor zowel de registratie (en doorbelasting) van de wegingen, maar tevens ook gebruikt voor het (maandelijks) melden van het afval bij het LMA.

• A. Twee verschillende tabbladen:

Mogelijke weegbonnen:

Een voorzet van mogelijke weegbonnen waarbij:

• Weegbon(nen) met hetzelfde afvalstroomnummer

of

• Weegbon(nen) van dezelfde auto

of

• Weegbon(nen) van dezelfde dag als planning

én

• Daarbij mag een weegbon nog niet gekoppeld zijn aan andere orderregels

Alle nog niet gekoppelde weegbonnen Een overzicht van alle nog niet gekoppelde weegbonnen, onafhankelijk van wanneer deze wegingen zijn gedaan. Je ziet hier alle weegbonnen waar de Afvalcodes van het (order) Artikel overeenkomt met de Afvalcode van het Afvalstroomnummer waarop de weegbon is geregistreerd.

• B.

Onderwerp	Uitleg
Weegnummer	Het Weegnummer van deze Weegbon. Voor meer informatie over automatische nummering, zie 3.3.11 Prefix
Bedrijfsnaam	Naam van de ontdoener van het afval. Indien het een inzamelaars regeling is geweest, dan staat hier in veel gevallen de naam van het bedrijf zelf
Afvalstroomnummer	Het afvalstroomnummer waarop deze weging is gemaakt
Kenteken	Het kenteken welke is geregistreerd tijdens het aanmaken van deze weegbon
Datum	De datum van de weging
Status	De status van de weging
Gewicht	Het netto gewicht van de weging

• C. Het koppelen van deze weging aan de order (regel).

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregels bestaand met dezelfde afvalcode als deze weging, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

Omdat er een onderscheid is tussen weegbonnen van werkorders en routes zal je hier ook twee verschillende schermen krijgen.

Nieuwe weegbon aanmaken; Routes - toevoegen van een Regel Weging

Doordat dit een ‘versimpelde’ weging is, hoeven er niet veel velden gevuld te worden.

Onderwerp	Uitleg
Weegdatum	De datum waarop is gewogen
Weegnummer	Het Weegnummer van deze Weegbon. Voor meer informatie over automatische nummering, zie 3.3.11 Prefix
Bruto	Het eindgewicht van de vrachtwagen na het ledigen van de container (verpakking)
Tarra	Het gewicht waar de vrachtwagen mee startte toen er werd gewogen
Netto	Het verschil tussen Bruto en Tarra

Door te klikken op ‘Creëer Weegbon’ zal je er een Regel Weging gemaakt worden en deze zal worden gekoppeld aan de route (order) regel.

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregels bestaand met dezelfde afvalcode als het afvalstroomnummer waarop deze route gereden is, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

Nieuwe weegbon aanmaken; Werkorder / Ongeplande Aanlevering / Uitbestede Order - toevoegen van een Weegbon

Kenmerken:

Onderwerp	Uitleg
Afvalstroomnummer	Kies een afvalstroomnummer door op het blauwe pijltje te klikken. Er zal een lijst weergeven worden van alle mogelijk afvalstroomnummers welke: • Actief zijn En • De Ontdoener (relatie) hetzelfde is als de Relatie van deze order regel Of • Het afvalstroomnummer een Inzamelaars regeling is.
Verwerker	Het opgeven van een verwerker, indien je geen afvalstroomnummer op hebt gegeven
Transporteur	Opgeven van een transporteur. Deze is altijd wijzigbaar
Weegbon nummer	Het Weegnummer van deze Weegbon. Voor meer informatie over automatische nummering, zie 3.3.11 Prefix
Datum	De weegdatum van deze bon
Nettogewicht	Het uiteindelijke gewicht wat er geregistreerd moet worden.

Door te klikken op ‘Creëer Weegbon’ zal je er een weegbon gemaakt worden en deze zal worden gekoppeld aan de route (order) regel.

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregels bestaand met dezelfde afvalcode als het afvalstroomnummer waarop deze route gereden is, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

Aanpassen order regel

Na het klikken op het aanpas icoon zal dit venster verschijnen met alle informatie over de gekozen order regel. Een order regel is alleen aan te passen wanneer deze in de status ‘Te Controleren’ is. Een order welke de status ‘Gecontroleerd’ heeft, is dus nooit aan te passen. Indien je deze toch wilt aanpassen, zal je de order regel eerst op ‘Te Controleren’ moeten zetten.

Onderwerp	Uitleg
Order	Omschrijving van de route / werkorder / uitbestede order / ongeplande aanlevering
Uitgevoerd op	Dag waarop deze order is uitgevoerd. Is alleen aan te passen wanneer een order regel handmatig is aangemaakt. In alle andere gevallen komt deze datum vanuit de planning wanneer deze is uitgevoerd en is zodoende niet hier wijzigbaar.
Relatie	Naam van de relatie. Is nooit aan te passen, omdat deze uit de planning komt, of al handmatig is aangemaakt. Indien je deze regel handmatig hebt aangemaakt, en je hebt een fout gemaakt, verwijder dan de volledige regel en voeg een nieuwe regel toe.
Contractnummer	Contractnummer waaronder deze order staat. Hiervoor geldt hetzelfde als relatie
Omschrijving	Omschrijving van het contract
Factuuromschrijving	Omschrijving van de orderregel zoals deze uiteindelijk op de factuur komt te staan
Opdrachtnummer	Indien toegevoegd staat hier het opdrachtnummer vanaf de klant. Dit nummer wordt ook op de factuur gezet
Servicelocatie	Servicelocatie waar deze bon is uitgevoerd. Dit is alleen aan te passen wanneer het contract een ‘Niet-Dwingend’ contract is. Dat wil zeggen dat de contractregel waarvan deze order regel vandaan komt, er geen specifieke servicelocatie is ingevuld
Artikel	Artikel dat is uitgevoerd. Dit komt uit de planning (en uiteindelijk vanaf de contract regel). Dit veld is alleen wijzigbaar indien het een handmatig aangemaakte order regel is, of wanneer het een verwerkingsregel betreft.
Verpakking	Gebruikte verpakking voor deze order regel. Dit veld is alleen wijzigbaar als het niet een abonnement betreft
Activiteit	Activiteit dat is uitgevoerd. Dit komt uit de planning (en uiteindelijk vanaf de contract regel). Dit veld is alleen wijzigbaar indien het een handmatig aangemaakte order regel is, of wanneer het een verwerkingsregel betreft.
Aantal	Het aantal stuks van het artikel dat is gebruikt voor deze order.
Prijs per stuk	De prijs per stuk voor het artikel.
Factureren	Hierbij de keuze of deze bon gefactureerd word. Als er niet gefactureerd moet worden (om wat voor een reden dan ook), dan is het verplicht om een opmerking te plaatsen
Opmerkingen Gegeven Door	De naam van degene die de opmerking plaatst waarom er niet gefactureerd moet worden. Wordt standaard gevuld met het emailadres van de gebruiker die aangeeft dat er niet gefactureerd moet worden
Opmerking	De opmerking / Reden waarom er niet gefactureerd moet worden.