Relatie aanmaken wizard

Begin: Relatie kiezen

In de eerste stap zoek je naar een relatie. Door een koppeling met de Kamer van koophandel kun je geautomatiseerd relaties ophalen. Er zijn meerdere velden om mee te zoeken. Let op: informatie in de Kamer van Koophandel is niet altijd even uniform. Zo staat er soms Den Haag, en in andere gevallen staat er ’s Gravenhagen. Wanneer je een unieke relatie zoekt, kun je altijd het beste zoeken op basis van het KVK nummer.

A. Deze balk geeft de voortgang weer van het aanmaken van een relatie.

B. Zoek functie voor het vinden van een bedrijf.

Als er bedrijven zijn gevonden via de zoekfunctie komen deze hier onder te staan. Door te klikken op “Selecteer” bij het bedrijf naar keuze, word je geleid naar de volgende stap in de wizard.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

Vervolg: (Service)Locaties selecteren

A. Alle locaties van het gekozen bedrijf.

Hier maak je de keuze wat de hoofdvestiging is van het bedrijf. Er moet altijd minimaal 1 locatie gemarkeerd worden als hoofdvestiging.

De groen omringde locaties zijn de geselecteerde locaties die meegenomen worden.

B. Door deze optie aan te vinken worden alle onderstaande vestigingen direct geselecteerd. Let er wel op dat ook alle locaties een juist adres heeft. Er kan wel eens informatie in de Kamer van Koophandel staan welke niet volledige geupdate is.

C. Door op aanmaken te klikken, accepteer je de gekozen Servicelocaties en ga je verder naar de volgende pagina. Door op terug te klikken ga je terug naar het scherm voor het kiezen van een bedrijf.

Stap 1: Relatie gegevens

Eerst stap van het aanmaken van de gekozen relatie. In deze stap vul je de contactgegevens in van de Relatie en voeg je eventueel extra Servicelocaties op.

A.

Veldnaam	Uitleg
KVK Nummer	KVK nummer van het bedrijf. Is in deze wizard niet meer te wijzigen. Is wel achteraf nog te wijzigen.
Bedrijfsnaam	De naam van het bedrijf (verplicht)
Zoeknaam	Een verkorte naam waaronder het bedrijf te vinden is (niet verplicht).
Algemeen Email	Het algemene email adres die het bedrijf in gebruik heeft (veelal een info@.....), wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Telefoon	Het algemene telefoonnummer van het bedrijf, wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).

B. Het correspondentie adres word automatisch ingevuld als het hoofd Servicelocatie adres. Deze kan je aanpassen naar wens. Het is niet mogelijk om hier al een postbus aan te maken. Dit kan na afronden van de 'wizard' wel gedaan worden.

Veldnaam	Uitleg
Postcode	Postcode van het correspondentieadres (verplicht).
Huisnummer	Het huisnummer van het correspondentieadres (verplicht).
Toevoeging	De (eventuele) toevoeging van het correspondentieadres (niet verplicht).
Letter	De (eventuele) huisletter van het correspondentieadres (niet verplicht).
Straat	De straat van het correspondentieadres (verplicht).
Plaats	De plaatsnaam waar het correspondentieadres zich bevind (verplicht)
Provincie	De provincie waar het correspondentieadres zich bevind. Met name gericht op de Nederlandse provincies (niet verplicht)
Land	De landnaam waar het correspondentieadres zich bevind. Na opslaan wordt automatisch het juiste land obv de naam erbij opgezocht en opgeslagen (niet verplicht).

C. Door op het groene plusje rechts bovenin te klikken is het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen. Wil je geen contact persoon aanmaken, dan kan je via de prullenbak de optie verwijderen. Wanneer je aangeeft dat je een contactpersoon aanmaakt, dan ben je ook verplicht om de Voornaam en Naam op te geven.

Aan de rechterkant vind je een schuifknop voor het primair maken van deze contactpersoon. Wanneer een contactpersoon als Primair is opgegeven, wordt deze bijvoorbeeld automatisch gevuld als contactpersoon bij het aanmaken van een contract op deze relatie. In de Wizard is het mogelijk om maar één contactpersoon aan te maken. Na opslaan van de relatie kan je overige contactpersonen aanmaken (en wijzigen).

D. Een overzicht van alle geselecteerde Service locaties van dit bedrijf.

Door op het groene plusje te klikken kun je er handmatig een toevoegen.

1. Hier kies je of deze vestiging de hoofdvestiging is. Er kan maar één Servicelocatie een hoofdvestiging zijn. Door deze optie te kiezen worden alle andere Servicelocaties normale vestigingen.

2. Door hier de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas te klikken worden de adres gegevens opgehaald. In het geval er meerdere adressen gevonden worden (denk aan Toevoeging of Letter), dan komt er een submenu waarin je aangeeft om welk adres het gaat.

3. Door rechts op het vergrootglas te klikken word het AMICE nummer opgehaald voor deze Servicelocatie. Indien er niet een juiste match gevonden kan worden bij de LMA, komt er een submenu met een voorzet van bedrijven die er gekozen kunnen worden.

E. Een google maps afbeelding van de huidig geselecteerde Servicelocatie uit D.

Stap 2: Relatie Account Type Gegevens

In deze pagina geef je gegevens mee over de relatie. Bijvoorbeeld of de Relatie een ontdoener is, of juist een verwerker (of beide). Door de selectie van ontdoener / verwerker / transporteur worden er velden verplicht gemaakt. Zo is het ontdoener nummer verplicht wanneer je aangeeft dat een relatie een ontdoener is. Deze gegevens zijn altijd achteraf wijzig baar.

A. In dit gedeelte zijn er meerdere knoppen die je kan selecteren. Een relatie kan meerdere functies hebben.

B Hier zie je een lijst met alle locaties van deze relatie.

Ook hier moeten de AMICE nummers ingevuld worden door rechts op “AMICE” te klikken. Soms als je op AMICE klikt dan zijn er meerdere opties voor het AMICE nummer. Op dit moment verschijnt er een pop up met keuzes: Hier mag je zelf kiezen van welk bedrijf je gebruik maakt.

C. Volgende: Naar de volgende stap in de wizard.

Terug: Terug naar de vorige stap in de wizard.

Annuleren: Stoppen met het maken van deze relatie en terug naar het overzicht scherm. De relatie wordt niet opgeslagen en tot dan ingevulde informatie wordt verwijderd.

Stap 3: Relatie Factuur Gegevens

Op deze pagina vul je de algemene factuur gegevens in. Deze worden gebruikt als template voor nieuwe contracten voor deze relatie. In het contract kan je altijd afwijken van wat er op de relatie is ingevuld. Standaard worden de gegevens gekopieerd die als default zijn opgegeven op de Bedrijfsunit waarin men zich nu bevind.

A. Algemene factuur informatie

B. Kortingen en toeslagen

C. Verzamelfactuur

Aan de linkerkant zie je alle contracten die gekoppeld zijn aan de relatie. Door deze te dubbelklikken zal deze aan de rechterkant staan. Hierdoor zitten ze in het verzamelfactuur.

1.

• Relatie: Hier kies je welke relatie je de verzamelfactuur van wilt. Doordat je de verzamelfactuur maakt vanaf de relatie is deze direct voor ingevuld.
• Bundel code: De code die je geeft aan deze verzamelfactuur.
• Email: Het factuur emailadres waar deze heen gestuurd word.
• Factuur Adres: Hier selecteer je het adres waar het factuur heen gestuurd word.

Door op het blauwe plus icoon te klikken opent er een nieuw scherm voor het aanmaken. Zie 2.

2. Door bij A. de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas icoon te klikken worden alle gegevens ingevuld.

Als er meerdere opties zijn voor dit adres verschijnt er een pop up met opties. Zie rechts

2.B Door de knop van postbus over te zetten veranderd het scherm naar een postbus vorm: