Orders

Algemeen

Voor de afhandeling van de orders is er een aparte menu optie 'orders' gemaakt. In dit menu heeft de rol 'order afhandelaar' de volgende 4 opties:

Onderwerp	Uitleg
Werkorder	Afroep (losse) order, welke specifiek voor 1 contract geldt.
Uitbesteed	Een order wat uitbesteed wordt aan een andere partij, maar waarvan de factuur uiteindelijk wel doorberekend wordt. Voor meer informatie over een uitbestede order, zie Plan de order eenmalig.
Aanleveringen	Er heeft een weging plaatsgevonden op de weegbrug. Weging stond niet in de planning, maar is ongepland (kan ook via EBA) binnengekomen.
Routes	Voor gedefinieerde route op basis van abonnementen uit contracten. In dit scherm kunnen de uitgevoerde routes worden gecontroleerd.
Opbrengstenregels	Overzicht van de opbrengstenregels.

Werkorders

Orders > Werkorders

Te controleren

Een overzicht van alle nog te controleren orders (planningen). Een order met de status ‘te controleren’, zal nooit met de facturatie meegaan.

A. Verschillende knoppen om te navigeren naar orders met een andere status ‘te controleren’ of ‘gecontroleerd’, inclusief een uitgebreide zoekfunctie. Het selecteren van een order zorgt ervoor dat je de betreffende informatie over de order bij C zal terugvinden. Een oranje kleur in de categorie 'prijs geïndexeerd' betekent dat er een prijswijziging is gezien op minimaal één van de regels.

B1. De bedrijfsunit selectie. Afhankelijk van jouw rechten (en soort bedrijf) zie je hier 1 of meerdere bedrijfsunits.

B2. Je ziet hier een knop met 'opbrengstenregels prijs herberekenen'. Met deze knop kijk je naar alle nieuwe prijzen en controleer je of alle prijzen juist zijn. De knop 'opbrengstenregels doorvoeren/prijswijziging controleren' heeft dezelfde functie.

C. Overzicht van alle orderregels. In dit scherm is de informatie zichtbaar over de order op basis van de selectie in sectie A. Bij het informatie icoon worden de status weergegeven van de werkorder.

               De statussen zijn als volgt:
               Gepland: Een planning is aangemaakt, en staat klaar om uitgevoerd te worden. 
               Gestart: De planning is gestart door de chauffeur vanuit 21Route en nog niet afgerond. 
               Uitgevoerd in afwachting: Planning is uitgevoerd, maar wacht nog op gegevens voordat deze gecontroleerd kan worden. Deze status wordt in toekomst verder uitgewerkt en wordt op dit moment nog niet gebruikt. 
               Uitgevoerd: De planning is uitgevoerd, of door de chauffeur of door de planner. 
               Gecontroleerd: De planning is gecontroleerd en klaar om gefactureerd te worden. Alleen gecontroleerde planningen kunnen gefactureerd worden. Wanneer er nog 1 regel in de planning staat die op 'te controleren' staat, dan zal de planning nooit op gecontroleerd staan, maar nog op uitgevoerd. 
               Gefactureerd: De planning is volledig gefactureerd. 

Onderwerp	Uitleg
Relatie	Naam van de relatie. Alleen zichtbaar als het geen route betreft. In het geval van een route is dit veld niet zichtbaar.
Servicelocatie	Locatie waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Alleen zichtbaar wanneer het geen route betreft. In het geval van een route is dit veld niet zichtbaar.
Contractnummer	Contractnummer waar deze werkzaamheden voor zijn uitgevoerd. Alleen zichtbaar wanneer het geen route betreft. In het geval van een route is dit veld niet zichtbaar.
Uitgevoerd op starttijd/eindtijd	De tijden waarop de werkzaamheden zijn gestart en geëindigd.
Afvalstroomnummer	Het afvalstroomnummer wat op hoofdniveau van deze order (of planning) is ingevuld. Voor meer informatie over afvalstroomnummers, zie Afvalstroomnummers.
Teamnaam	Naam van het team dat deze order heeft uitgevoerd. Door op het 'blauw oog icoon' te klikken rechts van het team, opent er een venster met daarin een overzicht welk personeel welke order heeft uitgevoerd. Alleen inzichtelijk wanneer het een route of een werkorder is. Bij een ongeplande aanlevering of een uitbestede order, zijn deze velden niet zichtbaar. Voor meer informatie over teams, zie Team.
Kenteken	Het kenteken van de wagen welke deze order heeft uitgevoerd. Alleen inzichtelijk wanneer het een route of een werkorder is. Bij een ongeplande aanlevering of een uitbestede order, zijn deze velden niet zichtbaar. Voor meer informatie over wagens en kentekens, zie Wagens.
Volledige order gecontroleerd	De knop om de order in 1x op gecontroleerd te zetten. Zie C1. voor meer informatie.
Factuur direct	De mogelijkheid om direct na het goedkeuren van deze order een factuur aan te maken. Zie C3. voor meer informatie.

C1. De knop om de order in 1x op gecontroleerd te zetten. 21QUBZ zal alle order regels controleren op de volgende aspecten:
1. Zijn alle (belangrijke) velden gevuld zoals: artikel, verpakking, servicelocatie e.d.?
Deze check wordt overgeslagen indien de order regel niet door gefactureerd moet worden. Indien er niet moet worden gefactureerd, dan dient de orderregel wel een opmerking te bevatten waarom deze niet wordt doorgefactureerd. Voor meer informatie hierover, zie 6.1.3 Aanpassen order regel.

2. Heeft de orderregel een opdrachtnummer?
Indien het contract (waarop deze order regel naar toe leidt) verplicht stelt dat er een opdrachtnummer dient te zijn.

3. Heeft de orderregel een weging? Indien het contract (waarop deze orderregel naar toe leidt) verplicht stelt dat een weging verplicht is.

4. Bestaat er een verwerkingsregel van deze orderregel? Indien het contract (waarop deze orderregel naar toe leidt) verplicht stelt dat de weging doorbelast moet worden.

De checks 2, 3 en 4 worden overgeslagen als:

• De orderregel handmatig is aangemaakt.
• Het een abonnement orderregel betreft.
• De orderregel een verwerkingsregel betreft.
• Niet doorgefactureerd wordt.
• De planning een uitbestede order of ongeplande aanlevering is.

C2. Bij de knop 'opnieuw controleren en genereren' worden de werkorders opnieuw gecontroleerd en gegenereerd.

C3. Op het moment dat je van deze order direct een factuur wilt maken, kan je aangeven dat je deze direct wilt factureren. Dit doe je door op order niveau aan te geven dat de order direct gefactureerd moet worden. Deze wordt automatisch gevuld aan de hand van de contract instellingen (bij een werkorder). Indien er op het contract staat dat er ‘dagelijks’ gefactureerd moet worden, dan zal de direct factureren ‘switch’ aan staan. Op het moment dat direct facturatie aan staat, zal nadat er op ‘order volledig gecontroleerd’ geklikt wordt direct een factuur aangemaakt worden. De factuur die wordt aangemaakt zal altijd een losstaande factuur zijn, en nooit gebundeld worden met andere (eventueel) openstaande facturen van deze relatie.

Let op: Doordat je direct facturatie selecteert en de order volledig goedkeurt, dan kan de order achteraf niet meer terug gezet worden naar de status ‘te controleren’. Er is immers al een factuur aangemaakt.

D. Een overzicht van alle orders welke nog in de status ‘te controleren’ staan. In de zoekfunctie kan je naar diverse velden zoeken, waaronder klant, contractnummer, enzovoorts. Het is ook mogelijk om naar een servicelocatie te zoeken in een werkorder / route. De waardes die je hier invult zorgen ervoor dat je hier alleen de orderregels ziet die voldoen aan jouw opgegeven selectie. De verschillende tabbladen in een order / planning. Er zijn twee tabbladen:

Onderwerp	Uitleg
Te controleren	Alle orderregels welke nog gecontroleerd moeten worden.
Gecontroleerd	Alle orderregels welke gecontroleerd zijn.

Terug naar de inhoudsopgave | Terug naar de hoofdpagina

Gecontroleerd

Een overzicht van alle orders welke volledig gecontroleerd zijn. De functionaliteit is dezelfde als in het scherm van de nog ‘te controleren’ orders. Het grote verschil is dat de orders niet meer aan te passen zijn. De volgende voorwaarden gelden om een order te kunnen terugzetten naar ‘te controleren’:

• De volledige order dient terug gezet te worden. Het is niet mogelijk om enkele regels terug te zetten.

• Geen van de orderregels mag gefactureerd zijn. Indien dit wel het geval is, zal er een bericht komen in het scherm met de melding dat de orderregel niet meer terug gezet kan worden naar ‘te controleren’.

Terug naar de inhoudsopgave | Terug naar de hoofdpagina

Wegingen toevoegen

Orders > Werkorders > Onderin scherm > Order selecteren > Toon wegingen

Zodra je op de knop 'toon wegingen' klikt, verschijnt er een nieuw venster waarin je twee opties hebt: mogelijke weegbonnen en alle nog niet gekoppelde weegbonnen. Je ziet onderstaand scherm.

Er zit een verschil in weegbonnen voor routes en orders. De verschillen worden in onderstaande tabel uitgelegd.

Onderwerp	Uitleg
Weegbon route	Voor route regels gelden andere soort weegbonnen. Aan route regels worden 'regel wegingen' gekoppeld. Deze gelden alleen voor deze ene regel en worden gebruikt voor de registratie en het eventueel doorbelasten van gewichten. Deze regel wegingen komen uit externe systemen zoals een koppeling met welvaart. Deze wegingen worden niet gebruikt voor maandelijkse meldingen bij het LMA.
Weegbon werkorder	Voor werkorders, ongeplande aanleveringen en uitbestede orders worden weegbonnen gekoppeld. Deze weegbonnen worden wel gebruikt voor zowel de registratie (en doorbelasting) van de wegingen, maar tevens ook gebruikt voor het (maandelijks) melden van het afval bij het LMA.

Omdat je een route of order kan koppelen aan een bestaande weegbon of een nieuwe weegbon worden de volgende 4 situaties uitgelegd.

Route of order	Bestaande weegbon	Nieuwe weegbon
Route	A1	A2
Order	B1	B2

A1. Bestaande weegbon koppelen - routes

A. Twee verschillende tabbladen:

Onderwerp	Uitleg
Mogelijke weegbonnen	Een voorzet van mogelijke weegbonnen (Regel Wegingen) waarbij: de weegbon van dezelfde dag is als de planning en een weegbon niet gekoppeld is aan andere orderregels of items.
Alle nog niet gekoppelde weegbonnen	Een overzicht van alle nog niet gekoppelde weegbonnen (Regel Wegingen), onafhankelijk van wanneer deze wegingen zijn gedaan.

B. Diverse kenmerken van de Regel Weging

Onderwerp	Uitleg
Weegnummer	Het Weegnummer van deze Regel Weging. Voor meer informatie over automatische nummering, zie Prefix.
Weegdatum	De datum waarop deze Regel Weging is aangemaakt.
Bruto	Het eindgewicht van de vrachtwagen na het ledigen van de container (verpakking).
Tarra	Het gewicht waar de vrachtwagen mee startte toen er werd gewogen.
Netto	Het verschil tussen Bruto en Tarra.

C. Door middel van het 'sterretjes icoon' is het mogelijk om de weging te koppelen aan de order.

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregel staat met dezelfde afvalcode als deze weging, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

B1. Bestaande weegbon koppelen - Werkorder / Ongeplande Aanlevering / Uitbestede Order

A. Twee verschillende tabbladen:

Onderwerp	Uitleg
Mogelijke weegbonnen	Een voorzet van mogelijke weegbonnen waarbij de volgende weegbonnen zichtbaar zijn: weegbonnen met hetzelfde afvalstroomnummer, dezelfde auto, dezelfde dag als de planning, weegbonnen die niet gekoppeld zijn aan andere orderregels.
Alle nog niet gekoppelde weegbonnen	Een overzicht van alle nog niet gekoppelde weegbonnen, onafhankelijk van wanneer deze wegingen zijn gedaan. Alle weegbonnen zijn zichtbaar waar de Afvalcodes van het (order) Artikel overeenkomt met de Afvalcode van het Afvalstroomnummer waarop de weegbon is geregistreerd.

B.

Onderwerp	Uitleg
Weegnummer	Het Weegnummer van deze Weegbon. Voor meer informatie over automatische nummering, zie 3.3.11 Prefix.
Bedrijfsnaam	Naam van de ontdoener van het afval. Indien het een inzamelaars regeling is geweest, dan staat hier in veel gevallen de naam van het bedrijf zelf.
Afvalstroomnummer	Het afvalstroomnummer waarop deze weging is gemaakt.
Kenteken	Het kenteken welke is geregistreerd tijdens het aanmaken van deze weegbon.
Datum	De datum van de weging.
Status	De status van de weging.
Gewicht	Het netto gewicht van de weging.

C. Door middel van het 'sterretjes icoon' is het mogelijk om de weging te koppelen aan de order.

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregels bestaand met dezelfde afvalcode als deze weging, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

Omdat er een onderscheid is tussen weegbonnen van werkorders en routes zal je hier ook twee verschillende schermen krijgen.

A2. Nieuwe weegbon aanmaken - Routes; toevoegen van een Regel Weging

Doordat dit een ‘versimpelde’ weging is, hoeven er niet veel velden gevuld te worden.

Onderwerp	Uitleg
Weegdatum	De datum waarop is gewogen.
Weegnummer	Het Weegnummer van deze Weegbon. Voor meer informatie over automatische nummering, zie 3.3.11 Prefix.
Bruto	Het eindgewicht van de vrachtwagen na het ledigen van de container (verpakking).
Tarra	Het gewicht waar de vrachtwagen mee startte toen er werd gewogen.
Netto	Het verschil tussen Bruto en Tarra.

Door te klikken op ‘Creëer Weegbon’ zal er een Regel Weging gemaakt worden en deze zal worden gekoppeld aan de route (order) regel.

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregels bestaand met dezelfde afvalcode als het afvalstroomnummer waarop deze route gereden is, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

B2. Nieuwe weegbon aanmaken - Werkorder / Ongeplande Aanlevering / Uitbestede Order; toevoegen van een Weegbon

Kenmerken:

Onderwerp	Uitleg
Afvalstroomnummer	Kies een afvalstroomnummer door op het blauwe pijltje te klikken. Er zal een lijst weergeven worden van alle mogelijk afvalstroomnummers welke: • Actief zijn. En • De Ontdoener (relatie) hetzelfde is als de Relatie van deze order regel. Of • Het afvalstroomnummer een Inzamelaars regeling is.
Verwerker	Het opgeven van een verwerker, indien je geen afvalstroomnummer op hebt gegeven.
Transporteur	Opgeven van een transporteur. Deze kan altijd gewijzigd worden.
Weegbon nummer	Het Weegnummer van deze Weegbon. Voor meer informatie over automatische nummering, zie 3.3.11 Prefix.
Datum	De weegdatum van deze bon.
Nettogewicht	Het uiteindelijke gewicht wat er geregistreerd moet worden.

Door te klikken op ‘Creëer Weegbon’ zal je er een weegbon gemaakt worden en deze zal worden gekoppeld aan de route (order) regel.

Let op: Indien er op het contract een verwerkingsregels bestaand met dezelfde afvalcode als het afvalstroomnummer waarop deze route gereden is, dan zal er automatisch een extra order regel aangemaakt worden waar de verwerkingskosten in berekend worden.

Terug naar de inhoudsopgave | Terug naar de hoofdpagina

Aanmaken nieuwe orderregel

Orders > Werkorders > Onderin het scherm > Groene Plus (+)

Het scherm om een nieuwe orderregel aan te maken ziet er als volgt uit:

Onderwerp	Uitleg
Order	Omschrijving van de route / werkorder / uitbestede order / ongeplande aanlevering.
Uitgevoerd op	Dag waarop deze order is uitgevoerd. Is alleen aan te passen wanneer een order regel handmatig is aangemaakt. In alle andere gevallen komt deze datum vanuit de planning wanneer deze is uitgevoerd en is daarom niet te wijzigen.
Relatie	Naam van de relatie. Is nooit aan te passen. De naam komt uit de planning komt of is al handmatig aangemaakt. Indien je deze regel handmatig hebt aangemaakt en er zit een fout in. Verwijder dan de volledige order regel en voeg een nieuwe order regel toe.
Contractnummer	Contractnummer waaronder deze order staat. Hiervoor geldt hetzelfde als relatie.
Omschrijving	Omschrijving van het contract.
Items toevoegen op basis van het contract - Ja	Contractregels selecteren op basis van een al bestaand contract.
Items toevoegen op basis van het contract - Nee	Prijsregels selecteren op basis van eerder gemaakte prijsregels.
Factuuromschrijving	Omschrijving van de orderregel zoals deze uiteindelijk op de factuur komt te staan.
Opdrachtnummer	Indien toegevoegd staat hier het opdrachtnummer vanaf de klant. Dit nummer staat ook op de factuur.
Servicelocatie	Servicelocatie waar deze bon is uitgevoerd. Dit is alleen aan te passen wanneer het contract een ‘Niet-Dwingend’ contract is. Dat wil zeggen dat de contractregel waarvan deze orderregel vandaan komt, er geen specifieke servicelocatie is ingevuld.
Artikel	Artikel dat is uitgevoerd. Dit komt uit de planning (en uiteindelijk vanaf de contract regel). Dit veld is alleen wijzigbaar indien het een handmatig aangemaakte order regel is, of wanneer het een verwerkingsregel betreft.
Verpakking	Gebruikte verpakking voor deze order regel. Dit veld is alleen wijzigbaar als het niet een abonnement betreft
Activiteit	Activiteit dat is uitgevoerd. Dit komt uit de planning (en uiteindelijk vanaf de contract regel). Dit veld is alleen wijzigbaar indien het een handmatig aangemaakte orderregel is, of wanneer het een verwerkingsregel betreft.
Aantal	Het aantal stuks van het artikel dat is gebruikt voor deze order.
Prijs per stuk	De prijs per stuk voor het artikel.
Factureren	Hierbij de keuze of deze bon gefactureerd wordt. Als er niet gefactureerd moet worden (om wat voor een reden dan ook), dan is het verplicht om een opmerking te plaatsen.
Opmerkingen Gegeven Door	De naam van degene die de opmerking plaatst waarom er niet gefactureerd moet worden. Wordt standaard gevuld met het emailadres van de gebruiker die aangeeft dat er niet gefactureerd moet worden.
Opmerking	De opmerking / reden waarom er niet gefactureerd moet worden.

Vul de gegevens in zoals gewenst en selecteer rechtsonder 'opslaan' om de nieuwe orderregel op te slaan. De nieuwe order is toegevoegd aan de orders in het rijtje 'te controleren'.

Terug naar de inhoudsopgave | Terug naar de hoofdpagina

Aanpassen orderregel

Orders > Werkorders > Onderin het scherm (D) > Order selecteren > Bewerken

Naast het aanmaken van een nieuwe orderregel is het ook mogelijk de orderregel aan te passen. Na het selecteren van de 'bewerken' knop zal onderstaand venster verschijnen met alle informatie over de gekozen orderregel. Een orderregel is alleen aan te passen wanneer deze de status ‘te controleren’ heeft. Een order welke de status ‘gecontroleerd’ heeft, kan nooit aangepast worden. Indien je deze orderregel wilt aanpassen, zal je de orderregel eerst moeten wijzigen naar de status ‘te controleren’. Dit is mogelijk via de knop 'terug naar controle'. Het scherm om een orderregel aan te passen ziet er als volgt uit:

Kenmerken:

Onderwerp	Uitleg
Order	Omschrijving van de route / werkorder / uitbestede order / ongeplande aanlevering.
Uitgevoerd op	Dag waarop deze order is uitgevoerd. Is alleen aan te passen wanneer een order regel handmatig is aangemaakt. In alle andere gevallen komt deze datum vanuit de planning wanneer deze is uitgevoerd en is daarom niet te wijzigen.
Relatie	Naam van de relatie. Is nooit aan te passen. De naam komt uit de planning komt of is al handmatig aangemaakt. Indien je deze regel handmatig hebt aangemaakt en er zit een fout in. Verwijder dan de volledige order regel en voeg een nieuwe order regel toe.
Contractnummer	Contractnummer waaronder deze order staat. Hiervoor geldt hetzelfde als relatie.
Omschrijving	Omschrijving van het contract.
Factuuromschrijving	Omschrijving van de orderregel zoals deze uiteindelijk op de factuur komt te staan.
Opdrachtnummer	Indien toegevoegd staat hier het opdrachtnummer vanaf de klant. Dit nummer staat ook op de factuur.
Servicelocatie	Servicelocatie waar deze bon is uitgevoerd. Dit is alleen aan te passen wanneer het contract een ‘Niet-Dwingend’ contract is. Dat wil zeggen dat de contractregel waarvan deze orderregel vandaan komt, er geen specifieke servicelocatie is ingevuld.
Artikel	Artikel dat is uitgevoerd. Dit komt uit de planning (en uiteindelijk vanaf de contract regel). Dit veld is alleen wijzigbaar indien het een handmatig aangemaakte order regel is, of wanneer het een verwerkingsregel betreft.
Verpakking	Gebruikte verpakking voor deze order regel. Dit veld is alleen wijzigbaar als het niet een abonnement betreft
Activiteit	Activiteit dat is uitgevoerd. Dit komt uit de planning (en uiteindelijk vanaf de contract regel). Dit veld is alleen wijzigbaar indien het een handmatig aangemaakte orderregel is, of wanneer het een verwerkingsregel betreft.
Aantal	Het aantal stuks van het artikel dat is gebruikt voor deze order.
Prijs per stuk	De prijs per stuk voor het artikel.
Factureren	Hierbij de keuze of deze bon gefactureerd wordt. Als er niet gefactureerd moet worden (om wat voor een reden dan ook), dan is het verplicht om een opmerking te plaatsen.
Opmerkingen Gegeven Door	De naam van degene die de opmerking plaatst waarom er niet gefactureerd moet worden. Wordt standaard gevuld met het emailadres van de gebruiker die aangeeft dat er niet gefactureerd moet worden.
Opmerking	De opmerking / reden waarom er niet gefactureerd moet worden.

Terug naar de inhoudsopgave | Terug naar de hoofdpagina

Uitbesteed

Orders > Uitbesteed

In dit scherm zijn alle uitbestede orders zichtbaar. Orders die je niet zelf rijdt.Dit scherm komt overeen met het scherm 'werkorders'. Het grote verschil is dat er in dit scherm van 'uitbesteed' geen team op een order zit. In 'werkorders' is dat wel het geval.

Aanleveringen

Orders > Aanleveringen

In dit scherm zijn alle (ongeplande) aanleveringen zichtbaar. Aanleveren die plotseling ingepland moeten worden. Dit scherm komt overeen met het scherm 'werkorders'.

Routes

Orders > Routes

In dit scherm zijn alle routes die uitgevoerd zijn zichtbaar. De routelijst staat standaard op gecontroleerd 'nee'. Reden hiervan is om een werkbak te creeeren waarbij de focus ligt op route die nog gecontroleerd moeten wordne.

Het is mogelijk om regels toe te voegen, regels aan te passen en wegingen te controleren.

Volledig gecontroleerd: door deze knop te selecteren dan kies je ervoor om de order volledig op gecontroleerd te zetten, zodat de order klaar is om gefactureerd te worden.

Opnieuw generen en controleren: order opnieuw genereren en controleren.

Opbrengstenregels

Orders > Opbrengstenregels

Dit scherm 'opbrengstenregels' is voor de beheerder en de facturatie afdeling. De regels die je hier ziet zijn opbrengstenregels. De planning is gelinkt aan opbrengstenregels.

• Elk item heeft een eigen opbrengstenregel. Als de items zijn uitgevoerd dan wordt het een opbrengstenregel, deze is gelinkt aan de planning.
• Niet alle opbrengstenregels komen uit de planning. Je hebt ook abonnementen.

Start order generatie proces: alle opbrengstenregels genereren (nooit dubbel). Alleen abonnementen en huur doorlopend (alles wat automatisch gefactureerd moet worden).