Relaties

Relaties

Relatie Overzicht

Het relatieoverzicht is een overzicht van alle relaties die gekoppeld zijn aan de gekozen bedrijfsunit (Zie G).

• A. Via het hoofdmenu, kopje relaties, zal de tweede optie "relaties" je naar de overzichtspagina brengen.
• B. Via de zoekfunctie is het mogelijk om te zoeken naar een specifieke relatie d.m.v. een telefoonnummer, servicelocatie en e-mailadres.

Bestand:Relaties overzicht versie 14.png

De zoekfunctie verschijnt als een pop-up waarin je de volgende mogelijkheden krijgt en kan invullen:

Na het invullen van de pop-up verschijnen de juiste zoekresultaten. Zo zie je bijvoorbeeld alle relaties die gekoppeld zijn aan het ingevoerde telefoonnummer.

• C. In de zoekresultaten is het mogelijk om te filteren op de onderstaande statussen. De zoekresultaten worden automatisch ververst d.m.v. het juiste filter.

Onderwerp	Uitleg
Prospect	Alle relaties die de status prospect hebben.
Verloren	Alle relaties die de status verloren hebben.
Klant	Alle relaties die de status klant hebben.
	Relaties met elke soort status worden getoond.

• D. De pagina geeft automatisch een "uitgebreid zoeken" veld weer. Door op “Uitgebreid zoeken” te klikken sluit je deze opties.

• E. Betreft een lijst met alle relaties, indien er gebruik wordt gemaakt van een zoekfilter worden hier enkel de resultaten van dit filter zichtbaar.

Door het dubbelklikken op een relatie zal automatisch de detailpagina van de gekozen relatie geopend worden. Een nieuwe relatie aanmaken is mogelijk door rechtsboven de groene (+) knop te kiezen. Het aanmaken van een relatie wordt verder toegelicht in 2.1.3 Relatie aanmaken wizard.

• F. Geeft overzicht betreft het aantal relaties of zoekresultaten dat er (gevonden) zijn. Standaard worden er 20 relaties per pagina weergegeven en d.m.v. de pijltjes is het mogelijk om hierin te switchen.

De binnenste pijltjes leiden hierin naar de volgende pagina, de buitenste pijltjes leiden hierin naar de eerste of laatste pagina.

• G. Weergeeft een dropdown lijst met alle bedrijfsunits die aan jou, als gebruiker, toegewezen zijn. Indien je geen toegang hebt tot het nodige bedrijfsunit verwijzen wij je door naar jullie functioneel beheerder.

• H. Geeft een overzicht van de 3 meest recent toegevoegde relaties. Door een dubbelklik te doen op een relatie in dit veld navigeer je direct naar de relatiedetails, zie 2.1.2 Relaties Details.

Relatie Details

Relatie Details – Contactgegevens

A. Na het openen van een relatie openenen de gegevens van de geselecteerde relatie. Zoals hieronder zichtbaar is dit o.a. het debiteurnummer, het KVK nummer en contactgegevens als het e-mailadres en telefoonnummer.

Overzicht van alle contactgegevens van de gekozen relatie.

Binnen deze pagina kunnen er aanpassingen gedaan worden d.m.v. het aanpas icoon. Door een postcode in te vullen en op het blauwe vergrootglas te klikken haal je automatisch de juiste gegevens op. Als er meerdere adressen terugkomen, bijvoorbeeld door huisnummer toevoegingen, krijg je een pop-up met de mogelijke adressen bij gekozen postcode.

B. Dit veld geeft de contactgegevens van de relatie weer. Een nieuwe relatie aanmaken is mogelijk door rechtsboven de groene (+) knop te kiezen.

C. Dit veld geeft de contactpersonen van de relatie weer.
De dropdown geeft alle (in)actieve contactpersonen van deze relatie weer.
Een nieuw contactpersoon aanmaken, inclusief contactgegevens, kan door de groene (+) knop te kiezen.
Aanpassen van de gegevens kan door op het aanpas icoon rechts van een contactpersoon te klikken.
Toegang tot het klantenportaal geven aan het desbetreffende contactpersoon kan door op het silhouet icoon te klikken.

D. Geeft de contactgegevens van de, in C, geselecteerde contactpersoon weer.
Door rechtsboven, in dit veld, de groene (+) knop te kiezen kan je nieuwe manieren van contact toevoegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan "Email" of "Telefoon".

E. Weergeeft een lijst met actiekeuzes die toegepast kunnen worden op de gekozen klant, zie hier een voorbeeldweergave gevolgd door toelichtingen per keuze.

• Klant verloren: Deze actiekeuze zet de relatie op de status ‘Verloren’.

Deze keuze zet de relatie op on-actief en is dus enkel mogelijk wanneer de klant de status 'Prospect' of 'Actief' heeft.
Indien de klant op on-actief wordt gezet terwijl er nog lopende plaatsingen zijn opent zich het volgende scherm:

• Naar Klant: Deze actiekeuze zet de relatie op de status ‘Klant’. Deze keuze is enkel zichtbaar als de klant de status 'Prospect' heeft en zet de relatie op actief.

• Naar Prospect: Deze actiekeuze zet de status van de relatie terug naar ‘Prospect’. Deze keuze is enkel zichtbaar als de klant de status 'verloren' heeft.

• Wijzig naam: Deze actiekeuze geeft de mogelijkheid om de naam, en eventueel het debiteurnummer, van de relatie te wijzigen. Voorkom hierbij wel het aanmaken van dubbele debiteurnummers.

Indien er een financieel pakket is gekoppeld kan dit voor problemen zorgen, gezien dit doorgaans niet wordt geaccepteerd.

• Sluit: Deze actiekeuze sluit de pagina en brengt de gebruiker automatisch terug naar het relaties overzicht.

Relatie Details – Contracten

               Deze pagina geeft een weergave van alle contracten welke gekoppeld zijn aan de gekozen relatie. Hieronder geven wij een voorbeeld weergave gevolgd door een toelichting:

A. Geeft een overzicht van alle contracten die deze relatie heeft. Een nieuw contract aanmaken is mogelijk door rechtsboven de groene (+) knop te kiezen.

               Door op de klant een contract aan te maken is de relatie op het contract ook direct gevuld. Het aanmaken van een contract wordt verder toegelicht in 2.2.3 Contract aanmaken wizard.

B. Geeft de mogelijkheid om een contracten te vinden o.b.v. verschillende zoekfuncties. Mogelijke zoekfilters zijn status, begin-/einddatum en contractnummer.

               De zoekfunctie zorgt ervoor dat enkel de bijhorende contracten worden opgehaald. Meer informatie over de contract details worden verder toegelicht in 2.2.2 Contract Details.

Relatie Details – Contract regels

               Deze pagina geeft een weergave van alle contractregels van de geselecteerde relatie. Hieronder geven wij een voorbeeld weergave gevolgd door een toelichting:

A. Geeft een overzicht van alle (in)actieve contractregels van de geselecteerde relatie.

B. Geeft de mogelijkheid om een contractregel te vinden o.b.v. verschillende zoekfuncties. Mogelijke zoekfilters zijn artikel, begin-/einddatum en contractnummer.

               De zoekfunctie zorgt ervoor dat enkel de bijhorende contractregels worden opgehaald.

Relatie Details – Servicelocaties

               Deze pagina geeft een overzicht van alle ServiceLocaties van deze relatie in combinatie met extra gegevens van deze locaties.  Hieronder geven wij een voorbeeld weergave gevolgd door een toelichting:

A. Geeft de mogelijkheid om een servicelocatie te vinden o.b.v. verschillende zoekfuncties. Mogelijke zoekfilters zijn vestigingsnaam en adres.

               De zoekfunctie zorgt ervoor dat enkel de bijhorende servicelocatie(s) worden weergegeven in C.

B. Weergeeft de actiekeuzes voor C. De 'Open Servicelocatie' knop opent de detailpagina (D) van de servicelocatie.

               Een nieuwe ServiceLocatie aanmaken kan door de groene (+) knop te kiezen.

C. Weergeeft een overzicht van alle servicelocaties op basis van de filters in A.

D. Geeft extra details over de geselecteerde servicelocatie. Hierbij een toelichting van de velden zichtbaar D:

• Locatie: Een google maps link van de gekozen locatie.

• Contactgegevens: Een lijst met contactgegevens van de gekozen locatie. Nieuwe contactgegevens aanmaken kan door de groene (+) knop te kiezen.

• Opmerking: Een weergave van opmerkingen over de gekozen locatie. Deze opmerkingen zullen zichtbaar zijn voor de planning en chauffeur en bevatten informatie over ophaal tijden of locaties.

• Verpakkingen: Een overzicht van alle opgehaalde en geplaatste containers van de gekozen locatie. Voor deze ServiceLocatie kan je hier een nieuwe plaatsing aanmaken.

Dit is de plek waar je een nieuwe plaatsing kan maken specifiek voor deze servicelocatie. Meer informatie over de contract details worden verder toegelicht in 4.3 Lopende Plaatsingen.

Onderwerp	Belangrijke punten
Vestigingsnaam	Deze naam zal te zien zijn op de begeleidingsbrief en als servicelocatienaam op facturen.
Vergrootglas icoon	Wanneer de postcode en huisnummer is ingevuld en op het vergrootglas icoon geklikt word, zal automatisch de rest van het adres ingevuld worden en de coördinaten aangemaakt worden. Indien er meerdere adressen gevonden worden krijgt u een lijst. (Zie afbeelding hieronder)
Contactpersoon	De contactpersoon die hier gekozen word zal gebruikt worden om te contacteren wanneer er op deze locatie een actie is uitgevoerd. (Indien er voor gekozen is om dan contact op te zoeken)

Relatie Details – Facturatiegegevens

Deze pagina geeft een overzicht van de facturatiegegevens van de klant. Alle gegevens die hierin worden gevuld zullen automatisch overgenomen worden naar de nieuwe contracten. Bij het aanmaken van een contract is het mogelijk deze gegevens aan te passen.

A. Geeft een overzicht van de algemene factuur informatie.

Veld	Uitleg
Opdrachtnummer Verplicht	Wanneer een opdrachtnummer verplicht is, dan wordt het veld opdrachtnummer automatisch zichtbaar. Wanneer er een order wordt gemaakt is het opvoeren van een opdrachtnummer dan ook verplicht.
Opdrachtnummer	Het opdrachtnummer wat standaard wordt gevuld op orders
Verzamelfactuur	Wanneer verzamelfactuur 'aan' staat dan wordt de verzamelfactuurcode zichtbaar en dit betekend dat de klant een verzamelfactuur heeft.
Verzamelfactuurcode	Via een selectieveld (drop down) kan je de verzamelcode selecteren. Via het blauwe plusje kan je direct een verzamelfactuur aanmaken (zie hieronder).
Ter attentie van	Dit is de TAV omschrijving die standaard op de factuur wordt gezet voor deze relatie. Op de factuur zelf is dit altijd nog te wijzigen.
Facturen bundeling	Je hebt de mogelijkheid om de facturen te bundelen of te splitsen. Splitsen betekend: Afroep wordt op een aparte factuur gezet en abonnementen / huurdoorlopend wordt op een aparte factuur gezet. Bij bundelen wordt alles op 1 factuur gezet, dus zowel afroep als abonnement / huur doorlopend. Voor meer informatie over bundelen / splitsen: ga naar de Facturen pagina.
Factuur per mail	Hier geef je aan of de klant de factuur via email wilt ontvangen. Indien de 'switch' op groen staat, dan dien je ook een e-mailadres op te geven, welke gevalideerd wordt op juistheid.
Factuurfrequentie	Geef hier de default frequentie op, waarop de klant gefactureerd wilt worden. Dit is vooral van belang voor de facturatiemomenten van abonnementen en huur doorlopend. Mogelijkheden zijn: Dag (dit kan niet in een contract waar een abonnement / huurdoorlopend in zit); Wekelijks, 2 Wekelijks, Maandelijks, Kwartaal, Halfjaarlijks, Jaarlijks. Dag frequentie is een bijzondere eend in de bijt, eigenlijk is de dag frequentie een vorm van 'Factuur Direct', nadat de orders is uitgevoerd gaat er gelijk een factuur de deur uit. Dit is begrijpelijker wijs niet mogelijk wanneer het een abonnement of huur doorlopend betreft.
Minimaal factuurbedrag	Wanneer een klant een minimaal factuurbedrag heeft dan wordt de factuur van die klant altijd tot dat bedrag aangevuld indien het totaalbedrag daar al niet boven zit. Stel: minimaal factuurbedrag van 50,-. Er wordt een factuur gemaakt voor die klant waarbij het totaal 35 euro is, dan wordt het totaal van de factuur toch 50 euro.
Betalingsmethode	Deze functionaliteit is verouderd en wordt door de applicatie niet meer gebruikt. Wijzigingen hierbinnen hebben geen gevolg voor facturatie.
Betalingstermijn	Het betalingstermijn van de relatie, dit wordt zowel meegenomen naar het financiële systeem, en wordt tevens ook getoond op de factuur. Betalingstermijnen zijn zelf aan te maken door de beheerder van de applicatie in de stamgegevens. Voor het aanmaken van nieuwe betalingstermijnen, zie.......
IBAN	Het IBAN rekeningnummer van de klant. Dit is met name nodig richting de export / koppeling met het financiële systeem.
BTW Status	De BTW status van de klant, waarin je de volgende mogelijkheden hebt: BTW Plichtig, BTW Verlegd, BTW Export EU, Niet BTW plichtig, BTW Export Non EU Deze statussen zijn van belang voor de berekening van het BTW, wat op de factuur terecht komt. Op basis van de artikel (BTW) instelling en de BTW status wordt per factuurregel bepaald wat het BTW behoort te zijn. BTW plichtig (en BTW niet Plichtig): alleen keuze uit BTW klasses Hoog & Laag. BTW Verlegd: keuze uit BTW klasse Geen BTW verschuldigd. BTW Export EU: keuze uit BTW klasse BTW Export EU. BTW Export Non EU: keuze uit BTW klasse BTW Export Non EU.
BTW nummer	Het BTW nummer van de relatie. Dit is met name belangrijk voor het eventuele gekoppelde financiële systeem.
Bank	Een selectiemogelijkheid uit banken welke in Nederland gevestigd zijn. Jouw beheerder van de applicatie kan zelf banken aanmaken in de stamgegevens. Zie Banken

B. Geeft de mogelijkheid om korting of toeslag, in procenten, aan een factuur toe te wijzen. Het is hierbij mogelijk om de korting of toeslag een beschrijving te geven.

C. Maakt het mogelijk om een Leveringsblokkade of Factuurblokkade toe te passen. Hieronder een toelichting hoe deze toe te passen. 'L' staat voor leveringsblokkade en 'F' staat voor factuurblokkade. L: Bij een leveringsblokkade stoppen alle leveringen aan de klant. Ook leveringen die reeds gepland zijn worden niet uitgevoerd. De leveringsblokkade op relatieniveau geldt voor alle contracten van de gekozen relatie.

Hoe je deze blokkade kan instellen:

1. Stap 1: Ga naar een relatie of een contract, klik op het tabblad 'facturatiegegevens', zie screenshot A. NB: De leveringsblokkade op relatieniveau geldt voor alle contracten van de gekozen relatie.
2. Stap 2: Bewerk de leveringsblokkade en geef een vanaf datum (in de toekomst) op (bv 15-08-2020).
3. Stap 3: Sla de factuurgegevens op. Na het opslaan worden alle werkorders onder dit contract met een uitvoerdatum vanaf 15-08-22 op leveringsblokkade gezet, zie screenshot A en B.

               De werkorders zijn niet meer uit te voeren en komen dus ook niet door in 21Route. Abonnementen worden op routes op een leveringsblokkade gezet,
               deze worden hierdoor automatisch op 'niet uitgevoerd' gezet en komen niet door in 21Route, zie screenshot C.

1. Stap 4: Door in het tabblad facturatiegegevens 'Blokkade opheffen' te kiezen wordt de leveringsblokkade opgeheven, zie screenshot A.
2. Stap 5: Hef de blokkade op door in het pop-up scherm de gewenste einddatum van blokkade in te voeren. Kies hierbij ook of je de geblokkeerde items binnen deze periode wilt verwijderen uit de planning, zie screenshot D.
3. Stap 6: Kies je hierbij voor het verwijderen van de geblokkeerde items binnen deze periode? dan krijg je hier in de laatste stap nog een overzicht van.

Screenshot A.

Screenshot B.

Screenshot C.

Standaard laat de route alleen de regels zien die geen leveringsblokkade hebben. Door dit te wijzigen zal je ook de items zien die een leveringsblokkade hebben.

Screenshot D.

F: Bij een factuurblokkade lopen alle 'diensten' wel door, maar wordt de facturatie gepauzeerd. Deze blokkade zorgt voor een doorloop in werk, gelijk met ene uitstel van betaling.

               Zodra de factuurblokkade is opgeheven zullen de facturen alsnog verstuurd worden. De factuurblokkade op relatieniveau geldt voor alle contracten van de gekozen relatie.

Hoe je deze blokkade kan instellen:

1. Stap 1: Ga naar een relatie of een contract, klik op het tabblad 'facturatiegegevens', zie screenshot A. NB: De factuurblokkade op relatieniveau geldt voor alle contracten van de gekozen relatie.
2. Stap 2: Bewerk de factuurblokkade en geef een vanaf datum (in de toekomst) op (bv 15-08-2020).
3. Stap 3: Sla de factuurgegevens op. Na het opslaan worden de facturen (die bij de werkorders onder dit contact met uitvoerdatum vanaf 15-08-22 horen) tijdelijk tegengehouden.
4. Stap 4: Door in het tabblas facturatiegegevens 'Blokkade opheffen' te kiezen wordt de facturatieblokkade opgeheven.
5. Stap 5: Hef de blokkade op door in het pop-up scherm de gewenste einddatum van blokkade in te voeren, zie screenshot B.
6. Stap 6: In dit pop-up scherm kan je bepalen of je de regels daadwerkelijk wilt factureren, zie schreenshot C. 21QUBZ maakt a.d.h.v. de begin- en einddatum van de blokkade een overzicht van de openstaande facturen.
7. Einde : De historie van deze blokkade is bijgeschreven op de facturatiegegevens van de klant, zie screenshot D.

Screenshot A.

Screenshot B.

Screenshot C.

Screenshot D.

Verzamelfactuur Aanmaken

               Deze pagina is voor het aanmaken van een verzamelfactuur. In het eerste veld 'Verzamelfactuur gegevens' worden de relatie, bundelcode en juiste factuuradres aan elkaar gekoppeld.
               De bundelcode kan je zelf toewijzen aan de factuur, zodat alle contracten van de relatie met deze code worden gebundeld. In het veld 'Contracten voor ...' zijn de actieve contracten zichtbaar.
               Door het contract te selecteren en de knop 'Toevoegen' te gebruiken belandt dit contract in het veld 'Contracten in verzamelfactuur'. 

Relatie Details – Accounttype

               Deze pagina geeft een overzicht van de accounttypes die je aan een relatie kan toewijzen.

A. Geeft weer uit welke rollen de gekozen relatie bestaat. De optiekeuzes worden hieronder toegelicht:

• Ontdoener: Bij het kiezen voor deze rol dient er een Amice nummer ingevuld worden. Dit kan je doen door op “Amice ophalen” te klikken in C of deze handmatig in te voeren.

• Verwerker: Bij het kiezen voor deze rol dient er een Amice nummer ingevuld worden. Dit kan je doen door op “Amice ophalen” te klikken in C of deze handmatig in te voeren.

               Daarnaast dien je ook het Verwerker vergunningsnummer in te vullen. Dit nummer bestaat altijd uit de eerste 5 getallen van een door deze relatie uitgegeven Afvalstroomnummer.

• Transporteur Bij het kiezen voor deze rol dient er hier het VIHB nummer ingevoerd worden. Door op het blauwe vergrootglas te klikken word je naar de VIHB website verwezen, waar je het VIHB nummer kan vinden.

N.B. In alle gevallen is het alleen mogelijk om van AMICE gebruik te maken als de LMA module is geactiveerd in 21Qubz en de bijbehorende certificaten voor LMA zijn aangeleverd aan 21South.

B. Geeft weer uit welke rollen opties aanvinken voor de relatie. Hierbij een opsomming van de mogelijkheden:

• Leverancier
• Recycling
• Handelaar
• Sortering
• Bemiddelaar
• Opslag

               De opties handelaar en bemiddelaar worden gebruikt op afvalstroomnummer. De leverancier bepaald of er inkooporderregels gemaakt kunnen worden op deze relatie, zie 
               Relatie Details - Inkoop regels.
               De overige drie velden worden enkel gebruikt voor onderverdelingen en voor BI (Business Intelligence) toepassingen.

C. Geeft een lijst weer met acties voor deze pagina. De acties worden hieronder toegelicht:

• Bewerken/Opslaan: Het bewerken van de pagina of het opslaan van de bewerkingen.

• Amice ophalen:' Haalt automatisch het Amicenummer op, op basis van het adres van de hoofdvestiging en vult deze in. Indien Ontdoener / Verwerker is aangevinkt zal hier automatisch het amice nummer ingevuld worden.

• Sluiten:' Keer terug naar het relatie overzicht

Relatie Details – Machtigingen

A. Een lijst van automatische incasso’s die gekoppeld zijn aan deze relatie. Dit is verouderde functionaliteit, kan nog wel gebruikt worden, echter heeft geen invloed op de de functionaliteit mbt Factureren & Export naar financieel pakket.

Door op één van de incasso’s te klikken kan je deze aanpassen.

Door op het groene plusje te klikken kan je een nieuwe machtiging aanmaken.

Relatie Details – Documenten & Opmerkingen

A. Een lijst van de gekoppelde documenten en afbeeldingen.

Door op het groene plusje te klikken kan je een nieuw document/afbeelding uploaden. Het is niet toegestaan om documenten groter dan 15mb te uploaden.

Door te klikken op het document zal je het document downloaden.

B. Hier vind je de berichten vanuit het klantenportaal.

C. Hier kan worden aangegeven of de klant een mail wil ontvangen na het uitvoeren van een route of werkorder. Dit kan los voor abonnement, extra lediging, niet uitgevoerd of werkorder uitgevoerd ingesteld worden.

Door het bewerken icoontje te klikken kom je op de pagina van de mailinstellingen. Deze kun je door middel van een schuifje aan of uit zetten.

Relatie Details – Gekoppelde BU’s

A. Een lijst met alle gekoppelde bedrijfsunits.

Het is mogelijk om een relatie te koppelen aan meerdere bedrijfsunits.

Door op het groene plus icoon te klikken kan je een nieuwe koppelen. Door een relatie te koppelen aan een andere business unit wordt deze ook beschikbaar voor bijvoorbeeld het maken van contracten voor een andere business unit.

Je mag de relatie alleen aan andere business units koppelen waar jij zelf ook toegang toe hebt.

Relatie Details – Facturen

Door te klikken op een factuur wordt de factuur detail pagina geopend. Meer informatie over facturen en facturatie kan je vinden in Factuur Detail Pagina.

Relatie Details – Afvalstroomnummers

A. Een lijst met alle afvalstroomnummers die gekoppeld zijn aan deze relatie als ontdoener. Door op een afvalstroomnummer te klikken open je de details pagina van dit nummer. Door op het groene plusje te klikken opent er een pagina voor het aanmaken van een nieuw nummer. Voor meer informatie over afvalstroomnummers en het aanmaken daarvan, zie Afvalstroomnummer Details.

Relatie Details – Wegingen

A. Een tabblad waarin je twee mogelijkheden hebt: 1. Een overzicht van alle wegingen (weegbonnen) die zijn gemaakt met werkorders 2. Een overzicht van alle wegingen die zijn gemaakt op routes (via 21Route) Binnen dit scherm heb je ook de mogelijkheid om alles te exporteren naar excel om een overzicht te kunnen sturen naar de klant toe.

B. Het overzicht van de desbetreffende selectie die je hebt gemaakt bij A.

C. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Plaatsingen

A. Een tabblad waarin je twee mogelijkheden hebt: 1. Een overzicht van alle Lopende plaatsingen die er zijn op deze relatie 2. Een overzicht van alle Historische plaatsingen die er zijn geweest op deze relatie. Ofwel, alle containers / verpakkingen die een keer zijn geplaatst en opgehaald zijn.

B. Diverse knoppen waarmee je: 1. Uitgebreid zoeken, de mogelijkheid om te zoeken in de huidige lijst naar specifieke plaatsingen. 2. Direct de daghuur kan berekenen. Let op: Dit hoef je normaal gesproken niet te doen, omdat dit automatisch berekend wordt bij het ophalen van de container / verpakking. 3. Een ophaalactie inplannen, waardoor deze plaatsing direct gekoppeld zal worden aan een te maken werkorder. 4. Exporteren naar Excel voor een overzicht van de gegevens.

C. Het overzicht van de plaatsingen afhankelijk van het gekozen tabblad, en zoek criteria die je (eventueel) hebt bepaald (via uitgebreid zoeken)

D. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Orders

A. Diverse tabbladen kan je hier terugvinden: 1. Werkorder: Alle werkorders van deze relatie 2. Routes: Alle routes waarin deze relatie minimaal 1x voorkomt in de routelijst 3. Ongeplande Aanlevering: Alle ongeplande aanleveringen die deze relatie heeft gedaan 4. Uitbesteed Werk: Alle uitbestede orders die zijn aangemaakt voor deze relatie 5. Uitgevoerde Aanvragen: Alle aanvragen die zijn gedaan door deze relatie. De aanvragen kunnen komen of vanuit het klantenportaal, of door de planning zelf. Om aanvragen te kunnen maken dien je wel de module: uitbestede order te hebben, en/of 21Portal (het klantenportaal van 21Qubz)

B. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Emails

A. Een overzicht van alle verzonden emails naar deze klant toe. Via de zoekvelden kan verder je zoekopdracht verfijnen. Door te dubbelklikken op een email, zal deze zich openen. Tevens de status of een email is verzonden / of nog in de wachtrij staat / mislukt is, wordt hier getoond.

B. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Inkoopregels

A. Een overzicht van alle inkoopregels die er gemaakt zijn op de relatie. Deze inkoopregels worden later gebruikt om verplichten obv uitbestede orders te kunnen afletteren, maar ook om de juiste transporteur bij de uitbestede order te kunnen zoeken. Voor meer informatie: Zie Uitbestede Order Module / Functionaliteit

B. Via de groene plus knop kan je een nieuwe inkoopregel aanmaken (zie vb. hieronder). Het aanmaken van een inkooporder regel werkt op dezelfde manier als het toevoegen van prijsregels op artikelen in de stamgegevens, echter waar je normaal al binnen het artikel zit, dien je hier eerst nog een artikel te selecteren. Overige functionaliteiten werken op exact dezelfde manier, waaronder het gemarkeerde stuk Prijstype (Vast / Staffel / StaffelPer / Lineair). Voor meer informatie over prijstypes, zie: .......

C. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Aanmaken Wizard

Stap 1 Begin: Relatie kiezen

In de eerste stap zoek je naar een relatie. Door een koppeling met de Kamer van koophandel kun je geautomatiseerd relaties ophalen. Er zijn meerdere velden om mee te zoeken. Let op: informatie in de Kamer van Koophandel is niet altijd even uniform. Zo staat er soms Den Haag, en in andere gevallen staat er ’s Gravenhagen. Wanneer je een unieke relatie zoekt, kun je altijd het beste zoeken op basis van het KVK nummer.

A. Deze balk geeft de voortgang weer van het aanmaken van een relatie.

B. Zoek functie voor het vinden van een bedrijf.

Als er bedrijven zijn gevonden via de zoekfunctie komen deze hier onder te staan. Door te klikken op “Selecteer” bij het bedrijf naar keuze, word je geleid naar de volgende stap in de wizard.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

Stap 2 Vervolg: (Service)Locaties selecteren

A. Alle locaties van het gekozen bedrijf.

Hier maak je de keuze wat de hoofdvestiging is van het bedrijf. Er moet altijd minimaal 1 locatie gemarkeerd worden als hoofdvestiging.

De groen omringde locaties zijn de geselecteerde locaties die meegenomen worden.

B. Door deze optie aan te vinken worden alle onderstaande vestigingen direct geselecteerd. Let er wel op dat ook alle locaties een juist adres heeft. Er kan wel eens informatie in de Kamer van Koophandel staan welke niet volledige geupdate is.

C. Door op aanmaken te klikken, accepteer je de gekozen Servicelocaties en ga je verder naar de volgende pagina. Door op terug te klikken ga je terug naar het scherm voor het kiezen van een bedrijf.

Stap 3: Relatie gegevens

Eerst stap van het aanmaken van de gekozen relatie. In deze stap vul je de contactgegevens in van de Relatie en voeg je eventueel extra Servicelocaties op.

A.

Veldnaam	Uitleg
KVK Nummer	KVK nummer van het bedrijf. Is in deze wizard niet meer te wijzigen. Is wel achteraf nog te wijzigen.
Bedrijfsnaam	De naam van het bedrijf (verplicht)
Zoeknaam	Een verkorte naam waaronder het bedrijf te vinden is (niet verplicht).
Algemeen Email	Het algemene email adres die het bedrijf in gebruik heeft (veelal een info@.....), wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Telefoon	Het algemene telefoonnummer van het bedrijf, wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).

B. Het correspondentie adres word automatisch ingevuld als het hoofd Servicelocatie adres. Deze kan je aanpassen naar wens. Het is niet mogelijk om hier al een postbus aan te maken. Dit kan na afronden van de 'wizard' wel gedaan worden.

Veldnaam	Uitleg
Postcode	Postcode van het correspondentieadres (verplicht).
Huisnummer	Het huisnummer van het correspondentieadres (verplicht).
Toevoeging	De (eventuele) toevoeging van het correspondentieadres (niet verplicht).
Letter	De (eventuele) huisletter van het correspondentieadres (niet verplicht).
Straat	De straat van het correspondentieadres (verplicht).
Plaats	De plaatsnaam waar het correspondentieadres zich bevind (verplicht)
Provincie	De provincie waar het correspondentieadres zich bevind. Met name gericht op de Nederlandse provincies (niet verplicht)
Land	De landnaam waar het correspondentieadres zich bevind. Na opslaan wordt automatisch het juiste land obv de naam erbij opgezocht en opgeslagen (niet verplicht).

C. Door op het groene plusje rechts bovenin te klikken is het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen. Wil je geen contact persoon aanmaken, dan kan je via de prullenbak de optie verwijderen. Wanneer je aangeeft dat je een contactpersoon aanmaakt, dan ben je ook verplicht om de Voornaam en Naam op te geven. In de Wizard is het mogelijk om maar één contactpersoon aan te maken. Na opslaan van de relatie kan je overige contactpersonen aanmaken (en wijzigen).

Veldnaam	Uitleg
Aanhef	De aanhef van de aan te maken contactpersoon. Je kan hier kiezen uit Geen / Dhr / Mevr (niet verplicht).
Voornaam	De voornaam van de aan te maken contactpersoon (verplicht).
Achternaam	De achternaam van de aan te maken contactpersoon. Eventuele tussenvoegsel kan je hier ook kwijt bijv. de Boer (verplicht).
Geslacht	Het geslacht van de aan te maken contactpersoon (niet verplicht).
Email	Het e-mailadres van de contactpersoon. Indien gevuld, wordt deze gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Telefoon	Het telefoonnummer van de contactpersoon. Indien gevuld, wordt deze gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Primair	Mogelijkheid om dit aan of uit te zetten. Een relatie kan altijd maar 1 primair contactpersoon hebben. Een primair contactpersoon wordt door 21Qubz gebruikt om standaard het emailadres bij mailings als: aanvragen / afvalkalender, enzovoorts.

D. Een overzicht van alle geselecteerde Service locaties van dit bedrijf. Door op het groene plusje te klikken kun je er handmatig een toevoegen.

Veldnaam	Uitleg
HV	Hier zie je of deze locatie de hoofdvestiging is. Er kan altijd maar 1 hoofdvestiging zijn.
Adres	Het volledige adres van de servicelocatie.
Melding	De status van de aangemaakte servicelocatie. Het is mogelijk dat er iets fout is in de locatie, bijvoorbeeld de postcode / huisnummer is niet gevonden via de PostcodeAPI. Je hoeft deze melding niet op te lossen, echter betekend dit dat er geen 'GoogleMap' functionaliteit getoond kan worden.

Enkele toegelichte velden / acties

Veldnaam / Actie	Uitleg
Hoofdvestiging	Hier kies je of deze vestiging de hoofdvestiging is. Er kan maar één Servicelocatie een hoofdvestiging zijn. Door deze optie te kiezen worden alle andere Servicelocaties normale vestigingen.
Blauw vergrootglas Postcode	Door hier de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas te klikken worden de adres gegevens opgehaald. In het geval er meerdere adressen gevonden worden (denk aan Toevoeging of Letter), dan komt er een submenu waarin je aangeeft om welk adres het gaat.
Blauw vergrootglas Amice	Dit is oude functionaliteit welke niet meer gebruikt wordt binnen de applicatie en zal binnenkort verwijderd worden.
Latitude / Logtitude	De lengte- en breedte graad van de locatie. Indien deze gevuld zijn (je kan deze ook zelf opzoeken in GoogleMaps), dan zal er automatisch een GoogleMaps voorvertoning getoond worden.

Stap 4: Account Type gegevens

In deze pagina geef je gegevens mee over de relatie. Bijvoorbeeld of de Relatie een ontdoener is, of juist een verwerker (of beide). Door de selectie van ontdoener / verwerker / transporteur worden er velden verplicht gemaakt. Zo is het ontdoener nummer verplicht wanneer je aangeeft dat een relatie een ontdoener is. Deze gegevens zijn altijd achteraf wijzig baar.

A. In dit gedeelte zijn er meerdere knoppen die je kan selecteren. Een relatie kan meerdere functies hebben.

Veldnaam	Uitleg
Ontdoener	Als deze relatie afval wilt laten ophalen / verwerken dan kies je deze optie
AMICE nummer Ontdoener	Het AMICE nummer van de relatie moet hier ingevuld worden. Dit kan ook geautomatiseerd via het blauwe vergrootglas (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie gemarkeerd is als zijnde ontdoener)
Verwerker	Als deze relatie afval verwerkt kies je deze optie
Verwerkervergunning #	De unieke 5 karakter-code waarmee de verwerker zijn/haar afvalstroomnummers afgeeft (de eerste 5 karakters van het afvalstroomnummer) (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie is gemarkeerd als zijnde verwerker).
AMICE # Verwerker	Het AMICE nummer van de relatie moet hier ingevuld worden. Het verwerker AMICE nummer kan in zeer sporadische gevallen verschillen van het ontdoener AMICE nummer. Dit kan ook geautomatiseerd via het blauwe vergrootglas (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie is gemarkeerd als zijnde verwerker).
Transporteur	Als deze relatie afval transporteert kies je deze optie.
VIHB nummer	Het officiële VIHB nummer van de relatie/transporteur. Door op het blauwe vergrootglas rechts te klikken word je verwezen naar een website waar je dit VIHB nummer kan opzoeken (verplicht indien relatie is gemarkeerd als zijnde transporteur).

B. Hier zie je een lijst met alle locaties van deze relatie.

C.

Volgende: Naar de volgende stap in de wizard.

Terug: Terug naar de vorige stap in de wizard.

Annuleren: Stoppen met het maken van deze relatie en terug naar het overzicht scherm. De relatie wordt niet opgeslagen en tot dan ingevulde informatie wordt verwijderd.

Stap 5: Factuurgegevens

Op deze pagina vul je de algemene factuur gegevens in. Deze worden gebruikt als template voor nieuwe contracten voor deze relatie. In het contract kan je altijd afwijken van wat er op de relatie is ingevuld. Standaard worden de gegevens gekopieerd die als default zijn opgegeven op de Bedrijfsunit waarin men zich nu bevind.

A. Algemene factuur informatie

Veld	Uitleg
Opdrachtnummer Verplicht	Wanneer een opdrachtnummer verplicht is, dan wordt het veld opdrachtnummer automatisch zichtbaar. Wanneer er een order wordt gemaakt is het opvoeren van een opdrachtnummer dan ook verplicht.
Opdrachtnummer	Het opdrachtnummer wat standaard wordt gevuld op orders
Verzamelfactuur	Wanneer verzamelfactuur 'aan' staat dan wordt de verzamelfactuurcode zichtbaar en dit betekend dat de klant een verzamelfactuur heeft.
Verzamelfactuurcode	Via een selectieveld (drop down) kan je de verzamelcode selecteren. Via het blauwe plusje kan je direct een verzamelfactuur aanmaken (zie hieronder).
Ter attentie van	Dit is de TAV omschrijving die standaard op de factuur wordt gezet voor deze relatie. Op de factuur zelf is dit altijd nog te wijzigen.
Facturen bundeling	Je hebt de mogelijkheid om de facturen te bundelen of te splitsen. Splitsen betekend: Afroep wordt op een aparte factuur gezet en abonnementen / huurdoorlopend wordt op een aparte factuur gezet. Bij bundelen wordt alles op 1 factuur gezet, dus zowel afroep als abonnement / huur doorlopend. Voor meer informatie over bundelen / splitsen: ga naar de Facturen pagina.
Factuur per mail	Hier geef je aan of de klant de factuur via email wilt ontvangen. Indien de 'switch' op groen staat, dan dien je ook een e-mailadres op te geven, welke gevalideerd wordt op juistheid.
Factuurfrequentie	Geef hier de default frequentie op, waarop de klant gefactureerd wilt worden. Dit is vooral van belang voor de facturatiemomenten van abonnementen en huur doorlopend. Mogelijkheden zijn: Dag (dit kan niet in een contract waar een abonnement / huurdoorlopend in zit); Wekelijks, 2 Wekelijks, Maandelijks, Kwartaal, Halfjaarlijks, Jaarlijks. Dag frequentie is een bijzondere eend in de bijt, eigenlijk is de dag frequentie een vorm van 'Factuur Direct', nadat de orders is uitgevoerd gaat er gelijk een factuur de deur uit. Dit is begrijpelijker wijs niet mogelijk wanneer het een abonnement of huur doorlopend betreft.
Minimaal factuurbedrag	Wanneer een klant een minimaal factuurbedrag heeft dan wordt de factuur van die klant altijd tot dat bedrag aangevuld indien het totaalbedrag daar al niet boven zit. Stel: minimaal factuurbedrag van 50,-. Er wordt een factuur gemaakt voor die klant waarbij het totaal 35 euro is, dan wordt het totaal van de factuur toch 50 euro.
Betalingsmethode	Deze functionaliteit is verouderd en wordt door de applicatie niet meer gebruikt. Wijzigingen hierbinnen hebben geen gevolg voor facturatie.
Betalingstermijn	Het betalingstermijn van de relatie, dit wordt zowel meegenomen naar het financiële systeem, en wordt tevens ook getoond op de factuur. Betalingstermijnen zijn zelf aan te maken door de beheerder van de applicatie in de stamgegevens. Voor het aanmaken van nieuwe betalingstermijnen, zie.......
IBAN	Het IBAN rekeningnummer van de klant. Dit is met name nodig richting de export / koppeling met het financiële systeem.
BTW Status	De BTW status van de klant, waarin je de volgende mogelijkheden hebt: BTW Plichtig, BTW Verlegd, BTW Export. Deze statussen zijn van belang voor de berekening van het BTW, wat op de factuur terecht komt.
BTW nummer	Het BTW nummer van de relatie. Dit is met name belangrijk voor het eventuele gekoppelde financiële systeem.
Bank	Een selectiemogelijkheid uit banken welke in Nederland gevestigd zijn. Jouw beheerder van de applicatie kan zelf banken aanmaken in de stamgegevens. Zie Banken

B. Kortingen en toeslagen

Veldnaam	Uitleg
Korting / Toeslag	Geef aan of je Korting of Toeslag berekend voor deze relatie. De korting of toeslag wordt berekend per factuur. Wanneer je dit leeg laat worden de overige velden niet zichtbaar (niet verplicht).
Hoeveelheid	De hoeveelheid korting of toeslag die er berekend moet worden (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).
Vast / Percentage	Met dit veld geef je aan of je een percentage of een vast bedrag rekent (gebaseerd op hoeveelheid) (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).
Omschrijving	Een omschrijving van de korting / toeslag dat wordt verrekend. Deze omschrijving wordt ook zichtbaar op de factuur (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).

C. Verzamelfactuur

Aan de linkerkant zie je alle contracten die gekoppeld zijn aan de relatie. Door deze te dubbelklikken zal deze aan de rechterkant staan. Hierdoor zitten ze in het verzamelfactuur.

1.

• Relatie: Hier kies je welke relatie je de verzamelfactuur van wilt. Doordat je de verzamelfactuur maakt vanaf de relatie is deze direct voor ingevuld.
• Bundel code: De code die je geeft aan deze verzamelfactuur.
• Email: Het factuur emailadres waar deze heen gestuurd word.
• Factuur Adres: Hier selecteer je het adres waar het factuur heen gestuurd word.

Door op het blauwe plus icoon te klikken opent er een nieuw scherm voor het aanmaken. Zie 2.

2.
Door bij A. de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas icoon te klikken worden alle gegevens ingevuld.

Als er meerdere opties zijn voor dit adres verschijnt er een pop up met opties. Zie rechts

2.B
Door de knop van postbus over te zetten veranderd het scherm naar een postbus vorm: