Relaties

Relaties

Relatie Overzicht

Bestand:Relaties overzicht versie 14.png

Een overzicht van alle relaties die gekoppeld zijn aan de gekozen bedrijfsunit (Zie G).

• A. In het met menu van Relaties staat als tweede optie “Relaties” wat je naar de overzicht pagina brengt.

• B. Met deze zoekfuncties is het mogelijk om te zoeken naar een relatie via telefoonnummer, servicelocatie en email-adres.

Dit opent per zoekfunctie een pop-up waar je een telefoonnummer/servicelocatie/email-adres kunt invullen.

Nadat deze is ingevuld krijg je een lijst te zien met alle relaties waarin het telefoonnummer, de servicelocatie of het email-adres overeen komt met de zoekopdracht.

• C. In dit drop down menu kan je kiezen welke relaties je wilt zien in de lijst.

Zodra je op een optie klikt word de lijst automatisch ververst en gefilterd op de status(sen) die je hebt geselecteerd

Onderwerp	Uitleg
Prospect	Alle relaties die de status prospect hebben.
Verloren	Alle relaties die de status verloren hebben.
Klant	Alle relaties die de status klant hebben.
	Relaties met elke soort status worden getoond.

• D. Door op “Uitgebreid zoeken” te klikken sluit je alle opties voor uitgebreid zoeken, deze staat standaard op geopend.

• E. Een lijst met alle relaties. Als je deze gefilterd hebt zie je alleen de resultaten van de filter.

Als je op één van de relaties dubbelklikt zal je naar een details pagina van deze relatie gestuurd worden. Rechts bovenin op de groen knop (+) is het mogelijk een nieuwe relatie aan te maken. Het aanmaken van een relatie wordt verder toegelicht in 2.1.3 Relatie aanmaken wizard

• F. Het aantal pagina’s aan relaties dat er zijn. Per pagina worden er 20 relaties getoond.

Je kan op pijltjes klikken om naar de volgende pagina te gaan als je op het pijltje met streepje drukt ga je naar de laatste pagina.

• G. Een drop down lijst met alle bedrijfsunits waaruit je keuze hebt.

Deze worden aan je toegewezen. Heb je geen toegang tot bedrijfsunits? Neem dan contact op met jouw 21Qubz functioneel beheerder. Hij/zij kan ervoor zorgen dat je wel toegang hebt tot 1 of meerdere bedrijfsunits.

• H. Een overzicht van de laatste 3 aangemaakte relaties. Door in de lijst te dubbelklikken op een relatie navigeer je direct naar de relatie details toe, zie 2.1.2 Relaties Details.

Relatie Details

Relatie Details – Contactgegevens

Overzicht van alle contactgegevens van de gekozen relatie.

A. Alle gegevens van de geselecteerde relatie.

Waaronder: Debiteurnummer/KVK nummer/ Vestiging adres etc.

Door op het aanpas icoon te klikken verschijnt er een nieuwe pagina voor het aanpassen van het geselecteerde adres. In dit volgende scherm kan je na het invullen van de postcode klikken op het blauwe vergrootglas om alle adres gegevens binnen te halen. Indien er meerdere adressen terugkomen (denk aan huisnummer toevoegingen), dan krijg je een lijst waarin je een selectie kan maken.

B. De contactgegevens die aangemaakt zijn op deze relatie. Door op het groene plus icoon te klikken kan je een nieuw contactgegeven aanmaken.

C. De contactpersonen van deze relatie. Met de dropdown is het mogelijk alle actieve/inactieve en alle contactpersonen van deze relatie te zien.

Door op het icoon rechts van een contactpersoon te klikken kan je deze aanpassen.

Door op het silhouet icoon te klikken kun je de desbetreffende contactpersoon toegang geven tot het klanten portaal.

Door op het groene plus icoon te klikken open je een nieuw scherm voor het aanmaken van een nieuw contactpersoon, inclusief nieuwe contactgegevens.

D. De contactgegevens van de geselecteerde contactpersoon (in C.) Door op het groene plus te klikken kan je nieuwe manieren van contact toe voegen.

E. Een lijst met meerdere acties die uitgevoerd kunnen worden op deze klant:

• Klant verloren: Zet deze relatie op de status ‘Verloren’. Deze is alleen zichtbaar wanneer de klant de status heeft ‘Prospect’ of ‘Actief’

Wanneer een klant op verloren gezet wordt terwijl er nog lopende plaatsingen zijn krijg je het volgende scherm.

• Naar Klant: Zet de relatie naar de status ‘Klant’. Is alleen zichtbaar wanneer de klant de status ‘Prospect’ heeft. Indien er een contract op actief gezet wordt, dan wordt automatisch ook de desbetreffende klant op de status ‘Klant’ gezet.

• Naar Prospect: Zet de status van de relatie terug naar ‘Prospect’. Is alleen zichtbaar wanneer de klant de status ‘Verloren’ heeft.

• Wijzig naam: Wijzig de naam van deze relatie. Je kan hierbinnen ook het debiteurnummer wijzigen. Let hierbij wel op dat je geen dubbele debiteurnummers creëert, omdat dit binnen het financiele pakket (indien dit is gekoppeld) veelal niet geaccepteerd wordt.

• Sluit: Sluit deze pagina en ga terug naar het overzicht van alle relaties.

Relatie Details – Contracten

Op deze pagina vind je alle contracten die gekoppeld zijn aan deze relatie.

A. Een overzicht van alle contracten die deze relatie heeft. Door op het groene plus icoon te klikken kan je een nieuw contract aanmaken. Doordat je op de klant een contract aanmaakt is de relatie op het contract direct gevuld. Het aanmaken van een contract wordt verder toegelicht in 2.2.3 Contract aanmaken wizard.

B. Een overzicht van contracten op basis van de zoekfuncties:

Bijvoorbeeld:

- Status

- Begin-/Einddatum

- Contractnummer

Door op één van deze filters te kiezen worden de bijhorende contracten opgehaald. Voor meer informatie over de Contract Details, zie 2.2.2 Contract Details.

Relatie Details – Contract regels

A. Een overzicht van alle contractregels van de geselecteerde relatie. Deze lijst bevat de contract regels van zowel alle actieve contracten als alle niet actieve contracten.

B. Door te klikken op "zoeken" verschijnt er een uitgebreide lijst met zoek opties.

Relatie Details – Servicelocaties

Op deze pagina vind je een overzicht van alle Servicelocaties van deze relatie samen met extra gegevens over deze locaties.

A. Een lijst met alle servicelocaties van de gekozen relatie. Dubbelklik op een servicelocatie om deze aan te passen in een pop up scherm. Hierop kun je de algemene gegevens invoeren en links beneden een opmerking toevoegen.

Onderwerp	Belangrijke punten
Vestigingsnaam	Deze naam zal te zien zijn op de begeleidingsbrief en als servicelocatienaam op facturen.
Vergrootglas icoon	Wanneer de postcode en huisnummer is ingevuld en op het vergrootglas icoon geklikt word, zal automatisch de rest van het adres ingevuld worden en de coördinaten aangemaakt worden. Indien er meerdere adressen gevonden worden krijgt u een lijst. (Zie afbeelding hieronder)
Contactpersoon	De contactpersoon die hier gekozen word zal gebruikt worden om te contacteren wanneer er op deze locatie een actie is uitgevoerd. (Indien er voor gekozen is om dan contact op te zoeken)

Door op het groene plus (+) icoon te klikken opent er een nieuw scherm waarin er een nieuwe servicelocatie aangemaakt kan worden. Je kan vanuit een servicelocatie ook een afvalkalender versturen. Deze zal obv de servicelocatie, alle geplande orders ophalen (abonnementen) en deze in een lijst weergeven en e-mailen naar de door jouw opgegeven persoon. Standaard wordt het emailadres van de primaire contactpersoon van de relatie gevuld (mits deze aanwezig is).

1. Door hier je postcode in te voeren en daarna op het blauwe vergrootglas te klikken wordt automatisch het adres opgezocht via PostcodeAPI. Indien er geen adres is gevonden zal je hiervan een melding krijgen. Indien er meerdere adressen terugkomen (denk aan huisnummer toevoegingen), dan krijg je een lijst waarin je een selectie kan maken.

2. Door hier op het blauwe vergrootglas te klikken word het AMICE nummer automatisch opgehaald bij het LMA (Landelijk Meldpunt Afvalstoffen). Wanneer je erg geen match is in het LMA, zal je een lijst krijgen met mogelijke opties en kan je daaruit een keuze maken.

3. Door een locatie een hoofdvestiging te maken is dit ook te zien op de details pagina van deze relatie. Een relatie heeft altijd een hoofdvestiging nodig. Er kan altijd maar één hoofdvestiging zijn. Als je een nieuwe hoofdvestiging kiest dan wordt de oude automatisch geen hoofdvestiging meer.

B. Alle informatie over de geselecteerde servicelocatie uit A:

• Locatie: Een google maps afbeelding van de gekozen locatie.

• Contactgegevens: Een lijst met manieren om contact op te nemen met de gekozen locatie. Door op het groen plus icoon te klikken kan je nieuwe contactgegevens invoeren.

• Opmerking: Opmerkingen over de gekozen locatie. Een opmerking die je hier plaatst zal meekomen naar de planning toe en tevens zichtbaar zijn tijdens het rijden van de route (of op routelijsten. Denk aan opmerkingen als: ‘De sleutel moet opgehaald worden bij de poort’, ‘Alleen na 09:00 afval ophalen’, enzovoorts.

• Verpakkingen: Een overzicht van alle opgehaalde en geplaatste containers voor de gekozen locatie. Dit is ook de plek waar je een nieuwe plaatsing (van een verpakking) kan maken specifiek voor deze servicelocatie. Voor meer informatie over het plaatsen van verpakkingen, zie 4.3 Lopende Plaatsingen.

Relatie Details – Facturatiegegevens

De facturatiegegevens die je hier invult worden gebruikt als template voor nieuwe contracten. Alle velden die je op relatie facturatie gegevens invult worden dus overgenomen naar de contract facturatiegegevens. Deze gegevens staan niet vast en kunnen bij het maken van een contract nog aangepast worden.

A. Een overzicht de Algemene Factuurinformatie.

Veld	Uitleg
Opdrachtnummer Verplicht	Wanneer een opdrachtnummer verplicht is, dan wordt het veld opdrachtnummer automatisch zichtbaar. Wanneer er een order wordt gemaakt is het opvoeren van een opdrachtnummer dan ook verplicht.
Opdrachtnummer	Het opdrachtnummer wat standaard wordt gevuld op orders
Verzamelfactuur	Wanneer verzamelfactuur 'aan' staat dan wordt de verzamelfactuurcode zichtbaar en dit betekend dat de klant een verzamelfactuur heeft.
Verzamelfactuurcode	Via een selectieveld (drop down) kan je de verzamelcode selecteren. Via het blauwe plusje kan je direct een verzamelfactuur aanmaken (zie hieronder).
Ter attentie van	Dit is de TAV omschrijving die standaard op de factuur wordt gezet voor deze relatie. Op de factuur zelf is dit altijd nog te wijzigen.
Facturen bundeling	Je hebt de mogelijkheid om de facturen te bundelen of te splitsen. Splitsen betekend: Afroep wordt op een aparte factuur gezet en abonnementen / huurdoorlopend wordt op een aparte factuur gezet. Bij bundelen wordt alles op 1 factuur gezet, dus zowel afroep als abonnement / huur doorlopend. Voor meer informatie over bundelen / splitsen: ga naar de Facturen pagina.
Factuur per mail	Hier geef je aan of de klant de factuur via email wilt ontvangen. Indien de 'switch' op groen staat, dan dien je ook een e-mailadres op te geven, welke gevalideerd wordt op juistheid.
Factuurfrequentie	Geef hier de default frequentie op, waarop de klant gefactureerd wilt worden. Dit is vooral van belang voor de facturatiemomenten van abonnementen en huur doorlopend. Mogelijkheden zijn: Dag (dit kan niet in een contract waar een abonnement / huurdoorlopend in zit); Wekelijks, 2 Wekelijks, Maandelijks, Kwartaal, Halfjaarlijks, Jaarlijks. Dag frequentie is een bijzondere eend in de bijt, eigenlijk is de dag frequentie een vorm van 'Factuur Direct', nadat de orders is uitgevoerd gaat er gelijk een factuur de deur uit. Dit is begrijpelijker wijs niet mogelijk wanneer het een abonnement of huur doorlopend betreft.
Minimaal factuurbedrag	Wanneer een klant een minimaal factuurbedrag heeft dan wordt de factuur van die klant altijd tot dat bedrag aangevuld indien het totaalbedrag daar al niet boven zit. Stel: minimaal factuurbedrag van 50,-. Er wordt een factuur gemaakt voor die klant waarbij het totaal 35 euro is, dan wordt het totaal van de factuur toch 50 euro.
Betalingsmethode	Deze functionaliteit is verouderd en wordt door de applicatie niet meer gebruikt. Wijzigingen hierbinnen hebben geen gevolg voor facturatie.
Betalingstermijn	Het betalingstermijn van de relatie, dit wordt zowel meegenomen naar het financiële systeem, en wordt tevens ook getoond op de factuur. Betalingstermijnen zijn zelf aan te maken door de beheerder van de applicatie in de stamgegevens. Voor het aanmaken van nieuwe betalingstermijnen, zie.......
IBAN	Het IBAN rekeningnummer van de klant. Dit is met name nodig richting de export / koppeling met het financiële systeem.
BTW Status	De BTW status van de klant, waarin je de volgende mogelijkheden hebt: BTW Plichtig, BTW Verlegd, BTW Export. Deze statussen zijn van belang voor de berekening van het BTW, wat op de factuur terecht komt.
BTW nummer	Het BTW nummer van de relatie. Dit is met name belangrijk voor het eventuele gekoppelde financiële systeem.
Bank	Een selectiemogelijkheid uit banken welke in Nederland gevestigd zijn. Jouw beheerder van de applicatie kan zelf banken aanmaken in de stamgegevens. Zie Banken

Verzamelfactuur Aanmaken

In dit scherm kan je links de contracten kiezen die je in het factuur wilt hebben. Deze verschijnen dan rechts. Onder “Bundel Code” kan je een eigen code geven aan dit factuur. Alle contracten van deze relatie die deze verzamelcode gebruiken zullen gebundeld worden in 1 factuur

B.
Hier kan je kortingen toewijzen aan de factuur. Korting en Toeslag zijn in procenten. Je kan ook een omschrijving toevoegen.

C. Leveringsblokkade / Factuurblokkade
Leveringsblokkade: Bij een leveringsblokkade loopt de facturatie wel door, echter wordt er niets meer uitgeleverd aan de klant. Dat wil zeggen dat de gemaakte planningen niet meer doorlopen. Het opgeven van een leveringsblokkade op relatie niveau zorgt ervoor dat dit geldt voor alle onderliggende contracten van deze relatie.

Hoe gaat het in werking?

1. Stap 1: Ga naar een relatie of een contract, en klik daar op het tabblad facturatiegegevens. Screenshot (A). NB: wanneer je deze actie op relatie uitvoert, zal dit voor alle onderliggende contracten direct ook doorgevoerd worden. In dit voorbeeld wordt er op contract een leveringsblokkade gemaakt.
   
2. Stap 2: Pas de leveringsblokkade aan, en geef een datum op (bv 15-08-2020). Kan altijd alleen in de toekomst.
   
3. Stap 3: Sla de factuurgegevens op. Er gebeuren nu 2 dingen: a) Op dit moment worden alle werkorders die onder dit contract hangen met een uitvoerdatum vanaf 15-08-2020 op leveringsblokkade gezet. Screenshot (B). Deze zijn ook niet meer uit te voeren en komen niet in 21Route terecht. En b) Alle abonnementen worden op leveringsblokkade gezet op routes. Screenshot (C). Deze worden automatisch op niet uitgevoerd gezet, en komen niet door naar 21Route.
   
4. Stap 4: De leveringsblokkade dient opgeheven te worden. Je klikt hierbij op leveringsblokkade opheffen. In het tabblad facturatiegegevens; Screenshot (A).
   
5. Stap 5: Je krijgt een pop-up scherm waarin je kan aangeven per wanneer, en of de planningen die tussen de start en einddatum liggen verwijderd dienen te worden. Screenshot (D)
   
6. Stap 6: Indien er planningen gevonden worden welke verwijderd moeten worden krijg je hier eerst nog een overzicht van.
   

Screenshot A.

Screenshot B.

Screenshot C.

Standaard laat de route alleen de regels zien die geen leveringsblokkade hebben. Door dit te wijzigen zal je ook de items zien die een leveringsblokkade hebben.

Screenshot D.

Factuurblokkade: Bij een factuurblokkade loopt de levering van producten (planningen) wel door, maar worden de orderregels niet gefactureerd, maar blijven staan totdat de factuurblokkade verholpen is. Het opgeven van een factuurblokkade op relatie niveau zorgt ervoor dat dit geldt voor alle onderliggende contracten van deze relatie. In dit voorbeeld wordt er een factuurblokkade op 1 contract gemaakt Stap 1. Zet de facturatie gegevens in de bewerken stand (via de knop aanpassen) en geef aan dat er een factuurblokkade is. Geef zodoende ook de datum op (Screenshot A) Stap 2. Sla de facturatie gegevens op. Stap 3. Op het moment dat de factuurblokkade beëindigd moet worden, open het contract (of relatie) en ga naar de facturatiegegevens. Klik daar op 'Blokkade opheffen'. Dit zorgt er automatisch voor dat er een wizard gestart wordt waarin je de einddatum kan opgeveven (Screenshot B). Stap 4. Op basis van de begin en einddatum van de factuurblokkade gaat 21Qubz rekenen welke opdrachten er zouden moeten zijn en toont deze in een overzicht, eventuele orders (abonnementen / huur doorlopend) worden automatisch gegenereerd. In dit scherm kan je aangeven of je de regels wilt factureren of niet (Screenshot C), waarna je vervolgens de wizard kan afronden. Stap 5. Nu ben je klaar en is er een historie bijgeschreven op de facturatiegegevens (Screenshot D).

Screenshot A.

Screenshot B.

Screenshot C.

Screenshot D.

D. Bewerken: Door op Bewerken te klikken in dit menu kan je de gegevens van de facturatie aanpassen. Sluiten: Keer terug naar het relatie overzicht

Relatie Details – Accounttype

A. Hier kan je de keuzes maken waaruit de gekozen relatie bestaat.

• Ontdoener. Bij het aanvinken moet er nog een Amice nummer ingevuld worden. Dit kan je doen door op “Amice ophalen” te klikken in C of deze handmatig in te voeren.

• Verwerker. Bij het aanvinken moet er nog een Amice nummer ingevuld worden. Dit kan je doen door op “Amice ophalen” te klikken in C of deze handmatig in te voeren. Daarnaast moet ook het Verwerker vergunningsnummer ingevuld worden. Het verwerkersvergunning nummer zijn altijd de eerste 5 getallen van een door deze relatie uitgegeven Afvalstroomnummer

• Transporteur. Bij het aanvinken moet er hier je VIHB nummer ingevoerd worden.. Door op het blauwe vergrootglaasje te klikken word je naar de VIHB website verwezen, waar je het VIHB nummer kan opzoeken.

In alle gevallen is het alleen mogelijk om van AMICE gebruik te maken wanneer de LMA module is geactiveerd in 21Qubz en ook de juiste certificaten voor LMA zijn aangeleverd aan 21South.

B. In dit gedeelte kan je opties aanvinken voor deze relatie:

• Leverancier.
• Recycling.
• Handelaar.
• Sortering.
• Bemiddelaar.
• Opslag.

Handelaar en bemiddelaar worden gebruikt op afvalstroomnummer. Leverancier bepaald of er inkooporderregels gemaakt kunnen worden op deze relatie, zie Relatie Details - Inkoop regels. De overige 3 velden worden enkel gebruikt voor onderverdelingen en voor BI (Business Intelligence) toepassingen.

C. Een lijst met acties voor deze pagina.

• Bewerken/Opslaan: Het bewerken van de pagina of het opslaan van de bewerkingen.

• Amice ophalen:' Haalt automatisch het Amicenummer op, op basis van het adres van de hoofdvestiging en vult deze in. Indien Ontdoener / Verwerker is aangevinkt zal hier automatisch het amice nummer ingevuld worden

• Sluiten:' Keer terug naar het relatie overzicht

Relatie Details – Machtigingen

A. Een lijst van automatische incasso’s die gekoppeld zijn aan deze relatie. Dit is verouderde functionaliteit, kan nog wel gebruikt worden, echter heeft geen invloed op de de functionaliteit mbt Factureren & Export naar financieel pakket.

Door op één van de incasso’s te klikken kan je deze aanpassen.

Door op het groene plusje te klikken kan je een nieuwe machtiging aanmaken.

Relatie Details – Documenten & Opmerkingen

A. Een lijst van de gekoppelde documenten en afbeeldingen.

Door op het groene plusje te klikken kan je een nieuw document/afbeelding uploaden. Het is niet toegestaan om documenten groter dan 15mb te uploaden.

Door te klikken op het document zal je het document downloaden.

B. Hier vind je de berichten vanuit het klantenportaal.

C. Hier kan worden aangegeven of de klant een mail wil ontvangen na het uitvoeren van een route of werkorder. Dit kan los voor abonnement, extra lediging, niet uitgevoerd of werkorder uitgevoerd ingesteld worden.

Door het bewerken icoontje te klikken kom je op de pagina van de mailinstellingen. Deze kun je door middel van een schuifje aan of uit zetten.

Relatie Details – Gekoppelde BU’s

A. Een lijst met alle gekoppelde bedrijfsunits.

Het is mogelijk om een relatie te koppelen aan meerdere bedrijfsunits.

Door op het groene plus icoon te klikken kan je een nieuwe koppelen. Door een relatie te koppelen aan een andere business unit wordt deze ook beschikbaar voor bijvoorbeeld het maken van contracten voor een andere business unit.

Je mag de relatie alleen aan andere business units koppelen waar jij zelf ook toegang toe hebt.

Relatie Details – Facturen

Door te klikken op een factuur wordt de factuur detail pagina geopend. Meer informatie over facturen en facturatie kan je vinden in Factuur Detail Pagina.

Relatie Details – Afvalstroomnummers

A. Een lijst met alle afvalstroomnummers die gekoppeld zijn aan deze relatie als ontdoener. Door op een afvalstroomnummer te klikken open je de details pagina van dit nummer. Door op het groene plusje te klikken opent er een pagina voor het aanmaken van een nieuw nummer. Voor meer informatie over afvalstroomnummers en het aanmaken daarvan, zie Afvalstroomnummer Details.

Relatie Details – Wegingen

A. Een tabblad waarin je twee mogelijkheden hebt: 1. Een overzicht van alle wegingen (weegbonnen) die zijn gemaakt met werkorders 2. Een overzicht van alle wegingen die zijn gemaakt op routes (via 21Route) Binnen dit scherm heb je ook de mogelijkheid om alles te exporteren naar excel om een overzicht te kunnen sturen naar de klant toe.

B. Het overzicht van de desbetreffende selectie die je hebt gemaakt bij A.

C. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Plaatsingen

A. Een tabblad waarin je twee mogelijkheden hebt: 1. Een overzicht van alle Lopende plaatsingen die er zijn op deze relatie 2. Een overzicht van alle Historische plaatsingen die er zijn geweest op deze relatie. Ofwel, alle containers / verpakkingen die een keer zijn geplaatst en opgehaald zijn.

B. Diverse knoppen waarmee je: 1. Uitgebreid zoeken, de mogelijkheid om te zoeken in de huidige lijst naar specifieke plaatsingen. 2. Direct de daghuur kan berekenen. Let op: Dit hoef je normaal gesproken niet te doen, omdat dit automatisch berekend wordt bij het ophalen van de container / verpakking. 3. Een ophaalactie inplannen, waardoor deze plaatsing direct gekoppeld zal worden aan een te maken werkorder. 4. Exporteren naar Excel voor een overzicht van de gegevens.

C. Het overzicht van de plaatsingen afhankelijk van het gekozen tabblad, en zoek criteria die je (eventueel) hebt bepaald (via uitgebreid zoeken)

D. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Orders

A. Diverse tabbladen kan je hier terugvinden: 1. Werkorder: Alle werkorders van deze relatie 2. Routes: Alle routes waarin deze relatie minimaal 1x voorkomt in de routelijst 3. Ongeplande Aanlevering: Alle ongeplande aanleveringen die deze relatie heeft gedaan 4. Uitbesteed Werk: Alle uitbestede orders die zijn aangemaakt voor deze relatie 5. Uitgevoerde Aanvragen: Alle aanvragen die zijn gedaan door deze relatie. De aanvragen kunnen komen of vanuit het klantenportaal, of door de planning zelf. Om aanvragen te kunnen maken dien je wel de module: uitbestede order te hebben, en/of 21Portal (het klantenportaal van 21Qubz)

B. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Emails

A. Een overzicht van alle verzonden emails naar deze klant toe. Via de zoekvelden kan verder je zoekopdracht verfijnen. Door te dubbelklikken op een email, zal deze zich openen. Tevens de status of een email is verzonden / of nog in de wachtrij staat / mislukt is, wordt hier getoond.

B. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Details – Inkoopregels

A. Een overzicht van alle inkoopregels die er gemaakt zijn op de relatie. Deze inkoopregels worden later gebruikt om verplichten obv uitbestede orders te kunnen afletteren, maar ook om de juiste transporteur bij de uitbestede order te kunnen zoeken. Voor meer informatie: Zie Uitbestede Order Module / Functionaliteit

B. Via de groene plus knop kan je een nieuwe inkoopregel aanmaken (zie vb. hieronder). Het aanmaken van een inkooporder regel werkt op dezelfde manier als het toevoegen van prijsregels op artikelen in de stamgegevens, echter waar je normaal al binnen het artikel zit, dien je hier eerst nog een artikel te selecteren. Overige functionaliteiten werken op exact dezelfde manier, waaronder het gemarkeerde stuk Prijstype (Vast / Staffel / StaffelPer / Lineair). Voor meer informatie over prijstypes, zie: .......

C. Een audit knop: wanneer je hierop klikt kan je zien wie de relatie heeft aangemaakt / gewijzigd, en wanneer.

Relatie Aanmaken Wizard

Stap 1 Begin: Relatie kiezen

In de eerste stap zoek je naar een relatie. Door een koppeling met de Kamer van koophandel kun je geautomatiseerd relaties ophalen. Er zijn meerdere velden om mee te zoeken. Let op: informatie in de Kamer van Koophandel is niet altijd even uniform. Zo staat er soms Den Haag, en in andere gevallen staat er ’s Gravenhagen. Wanneer je een unieke relatie zoekt, kun je altijd het beste zoeken op basis van het KVK nummer.

A. Deze balk geeft de voortgang weer van het aanmaken van een relatie.

B. Zoek functie voor het vinden van een bedrijf.

Als er bedrijven zijn gevonden via de zoekfunctie komen deze hier onder te staan. Door te klikken op “Selecteer” bij het bedrijf naar keuze, word je geleid naar de volgende stap in de wizard.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

Stap 2 Vervolg: (Service)Locaties selecteren

A. Alle locaties van het gekozen bedrijf.

Hier maak je de keuze wat de hoofdvestiging is van het bedrijf. Er moet altijd minimaal 1 locatie gemarkeerd worden als hoofdvestiging.

De groen omringde locaties zijn de geselecteerde locaties die meegenomen worden.

B. Door deze optie aan te vinken worden alle onderstaande vestigingen direct geselecteerd. Let er wel op dat ook alle locaties een juist adres heeft. Er kan wel eens informatie in de Kamer van Koophandel staan welke niet volledige geupdate is.

C. Door op aanmaken te klikken, accepteer je de gekozen Servicelocaties en ga je verder naar de volgende pagina. Door op terug te klikken ga je terug naar het scherm voor het kiezen van een bedrijf.

Stap 3: Relatie gegevens

Eerst stap van het aanmaken van de gekozen relatie. In deze stap vul je de contactgegevens in van de Relatie en voeg je eventueel extra Servicelocaties op.

A.

Veldnaam	Uitleg
KVK Nummer	KVK nummer van het bedrijf. Is in deze wizard niet meer te wijzigen. Is wel achteraf nog te wijzigen.
Bedrijfsnaam	De naam van het bedrijf (verplicht)
Zoeknaam	Een verkorte naam waaronder het bedrijf te vinden is (niet verplicht).
Algemeen Email	Het algemene email adres die het bedrijf in gebruik heeft (veelal een info@.....), wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Telefoon	Het algemene telefoonnummer van het bedrijf, wordt indien gevuld gevalideerd op juistheid (niet verplicht).

B. Het correspondentie adres word automatisch ingevuld als het hoofd Servicelocatie adres. Deze kan je aanpassen naar wens. Het is niet mogelijk om hier al een postbus aan te maken. Dit kan na afronden van de 'wizard' wel gedaan worden.

Veldnaam	Uitleg
Postcode	Postcode van het correspondentieadres (verplicht).
Huisnummer	Het huisnummer van het correspondentieadres (verplicht).
Toevoeging	De (eventuele) toevoeging van het correspondentieadres (niet verplicht).
Letter	De (eventuele) huisletter van het correspondentieadres (niet verplicht).
Straat	De straat van het correspondentieadres (verplicht).
Plaats	De plaatsnaam waar het correspondentieadres zich bevind (verplicht)
Provincie	De provincie waar het correspondentieadres zich bevind. Met name gericht op de Nederlandse provincies (niet verplicht)
Land	De landnaam waar het correspondentieadres zich bevind. Na opslaan wordt automatisch het juiste land obv de naam erbij opgezocht en opgeslagen (niet verplicht).

C. Door op het groene plusje rechts bovenin te klikken is het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen. Wil je geen contact persoon aanmaken, dan kan je via de prullenbak de optie verwijderen. Wanneer je aangeeft dat je een contactpersoon aanmaakt, dan ben je ook verplicht om de Voornaam en Naam op te geven. In de Wizard is het mogelijk om maar één contactpersoon aan te maken. Na opslaan van de relatie kan je overige contactpersonen aanmaken (en wijzigen).

Veldnaam	Uitleg
Aanhef	De aanhef van de aan te maken contactpersoon. Je kan hier kiezen uit Geen / Dhr / Mevr (niet verplicht).
Voornaam	De voornaam van de aan te maken contactpersoon (verplicht).
Achternaam	De achternaam van de aan te maken contactpersoon. Eventuele tussenvoegsel kan je hier ook kwijt bijv. de Boer (verplicht).
Geslacht	Het geslacht van de aan te maken contactpersoon (niet verplicht).
Email	Het e-mailadres van de contactpersoon. Indien gevuld, wordt deze gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Telefoon	Het telefoonnummer van de contactpersoon. Indien gevuld, wordt deze gevalideerd op juistheid (niet verplicht).
Primair	Mogelijkheid om dit aan of uit te zetten. Een relatie kan altijd maar 1 primair contactpersoon hebben. Een primair contactpersoon wordt door 21Qubz gebruikt om standaard het emailadres bij mailings als: aanvragen / afvalkalender, enzovoorts.

D. Een overzicht van alle geselecteerde Service locaties van dit bedrijf. Door op het groene plusje te klikken kun je er handmatig een toevoegen.

Veldnaam	Uitleg
HV	Hier zie je of deze locatie de hoofdvestiging is. Er kan altijd maar 1 hoofdvestiging zijn.
Adres	Het volledige adres van de servicelocatie.
Melding	De status van de aangemaakte servicelocatie. Het is mogelijk dat er iets fout is in de locatie, bijvoorbeeld de postcode / huisnummer is niet gevonden via de PostcodeAPI. Je hoeft deze melding niet op te lossen, echter betekend dit dat er geen 'GoogleMap' functionaliteit getoond kan worden.

Enkele toegelichte velden / acties

Veldnaam / Actie	Uitleg
Hoofdvestiging	Hier kies je of deze vestiging de hoofdvestiging is. Er kan maar één Servicelocatie een hoofdvestiging zijn. Door deze optie te kiezen worden alle andere Servicelocaties normale vestigingen.
Blauw vergrootglas Postcode	Door hier de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas te klikken worden de adres gegevens opgehaald. In het geval er meerdere adressen gevonden worden (denk aan Toevoeging of Letter), dan komt er een submenu waarin je aangeeft om welk adres het gaat.
Blauw vergrootglas Amice	Dit is oude functionaliteit welke niet meer gebruikt wordt binnen de applicatie en zal binnenkort verwijderd worden.
Latitude / Logtitude	De lengte- en breedte graad van de locatie. Indien deze gevuld zijn (je kan deze ook zelf opzoeken in GoogleMaps), dan zal er automatisch een GoogleMaps voorvertoning getoond worden.

Stap 4: Account Type gegevens

In deze pagina geef je gegevens mee over de relatie. Bijvoorbeeld of de Relatie een ontdoener is, of juist een verwerker (of beide). Door de selectie van ontdoener / verwerker / transporteur worden er velden verplicht gemaakt. Zo is het ontdoener nummer verplicht wanneer je aangeeft dat een relatie een ontdoener is. Deze gegevens zijn altijd achteraf wijzig baar.

A. In dit gedeelte zijn er meerdere knoppen die je kan selecteren. Een relatie kan meerdere functies hebben.

Veldnaam	Uitleg
Ontdoener	Als deze relatie afval wilt laten ophalen / verwerken dan kies je deze optie
AMICE nummer Ontdoener	Het AMICE nummer van de relatie moet hier ingevuld worden. Dit kan ook geautomatiseerd via het blauwe vergrootglas (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie gemarkeerd is als zijnde ontdoener)
Verwerker	Als deze relatie afval verwerkt kies je deze optie
Verwerkervergunning #	De unieke 5 karakter-code waarmee de verwerker zijn/haar afvalstroomnummers afgeeft (de eerste 5 karakters van het afvalstroomnummer) (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie is gemarkeerd als zijnde verwerker).
AMICE # Verwerker	Het AMICE nummer van de relatie moet hier ingevuld worden. Het verwerker AMICE nummer kan in zeer sporadische gevallen verschillen van het ontdoener AMICE nummer. Dit kan ook geautomatiseerd via het blauwe vergrootglas (verplicht indien LMA module is geactiveerd en relatie is gemarkeerd als zijnde verwerker).
Transporteur	Als deze relatie afval transporteert kies je deze optie.
VIHB nummer	Het officiële VIHB nummer van de relatie/transporteur. Door op het blauwe vergrootglas rechts te klikken word je verwezen naar een website waar je dit VIHB nummer kan opzoeken (verplicht indien relatie is gemarkeerd als zijnde transporteur).

B. Hier zie je een lijst met alle locaties van deze relatie.

C.

Volgende: Naar de volgende stap in de wizard.

Terug: Terug naar de vorige stap in de wizard.

Annuleren: Stoppen met het maken van deze relatie en terug naar het overzicht scherm. De relatie wordt niet opgeslagen en tot dan ingevulde informatie wordt verwijderd.

Stap 5: Factuurgegevens

Op deze pagina vul je de algemene factuur gegevens in. Deze worden gebruikt als template voor nieuwe contracten voor deze relatie. In het contract kan je altijd afwijken van wat er op de relatie is ingevuld. Standaard worden de gegevens gekopieerd die als default zijn opgegeven op de Bedrijfsunit waarin men zich nu bevind.

A. Algemene factuur informatie

Veld	Uitleg
Opdrachtnummer Verplicht	Wanneer een opdrachtnummer verplicht is, dan wordt het veld opdrachtnummer automatisch zichtbaar. Wanneer er een order wordt gemaakt is het opvoeren van een opdrachtnummer dan ook verplicht.
Opdrachtnummer	Het opdrachtnummer wat standaard wordt gevuld op orders
Verzamelfactuur	Wanneer verzamelfactuur 'aan' staat dan wordt de verzamelfactuurcode zichtbaar en dit betekend dat de klant een verzamelfactuur heeft.
Verzamelfactuurcode	Via een selectieveld (drop down) kan je de verzamelcode selecteren. Via het blauwe plusje kan je direct een verzamelfactuur aanmaken (zie hieronder).
Ter attentie van	Dit is de TAV omschrijving die standaard op de factuur wordt gezet voor deze relatie. Op de factuur zelf is dit altijd nog te wijzigen.
Facturen bundeling	Je hebt de mogelijkheid om de facturen te bundelen of te splitsen. Splitsen betekend: Afroep wordt op een aparte factuur gezet en abonnementen / huurdoorlopend wordt op een aparte factuur gezet. Bij bundelen wordt alles op 1 factuur gezet, dus zowel afroep als abonnement / huur doorlopend. Voor meer informatie over bundelen / splitsen: ga naar de Facturen pagina.
Factuur per mail	Hier geef je aan of de klant de factuur via email wilt ontvangen. Indien de 'switch' op groen staat, dan dien je ook een e-mailadres op te geven, welke gevalideerd wordt op juistheid.
Factuurfrequentie	Geef hier de default frequentie op, waarop de klant gefactureerd wilt worden. Dit is vooral van belang voor de facturatiemomenten van abonnementen en huur doorlopend. Mogelijkheden zijn: Dag (dit kan niet in een contract waar een abonnement / huurdoorlopend in zit); Wekelijks, 2 Wekelijks, Maandelijks, Kwartaal, Halfjaarlijks, Jaarlijks. Dag frequentie is een bijzondere eend in de bijt, eigenlijk is de dag frequentie een vorm van 'Factuur Direct', nadat de orders is uitgevoerd gaat er gelijk een factuur de deur uit. Dit is begrijpelijker wijs niet mogelijk wanneer het een abonnement of huur doorlopend betreft.
Minimaal factuurbedrag	Wanneer een klant een minimaal factuurbedrag heeft dan wordt de factuur van die klant altijd tot dat bedrag aangevuld indien het totaalbedrag daar al niet boven zit. Stel: minimaal factuurbedrag van 50,-. Er wordt een factuur gemaakt voor die klant waarbij het totaal 35 euro is, dan wordt het totaal van de factuur toch 50 euro.
Betalingsmethode	Deze functionaliteit is verouderd en wordt door de applicatie niet meer gebruikt. Wijzigingen hierbinnen hebben geen gevolg voor facturatie.
Betalingstermijn	Het betalingstermijn van de relatie, dit wordt zowel meegenomen naar het financiële systeem, en wordt tevens ook getoond op de factuur. Betalingstermijnen zijn zelf aan te maken door de beheerder van de applicatie in de stamgegevens. Voor het aanmaken van nieuwe betalingstermijnen, zie.......
IBAN	Het IBAN rekeningnummer van de klant. Dit is met name nodig richting de export / koppeling met het financiële systeem.
BTW Status	De BTW status van de klant, waarin je de volgende mogelijkheden hebt: BTW Plichtig, BTW Verlegd, BTW Export. Deze statussen zijn van belang voor de berekening van het BTW, wat op de factuur terecht komt.
BTW nummer	Het BTW nummer van de relatie. Dit is met name belangrijk voor het eventuele gekoppelde financiële systeem.
Bank	Een selectiemogelijkheid uit banken welke in Nederland gevestigd zijn. Jouw beheerder van de applicatie kan zelf banken aanmaken in de stamgegevens. Zie Banken

B. Kortingen en toeslagen

Veldnaam	Uitleg
Korting / Toeslag	Geef aan of je Korting of Toeslag berekend voor deze relatie. De korting of toeslag wordt berekend per factuur. Wanneer je dit leeg laat worden de overige velden niet zichtbaar (niet verplicht).
Hoeveelheid	De hoeveelheid korting of toeslag die er berekend moet worden (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).
Vast / Percentage	Met dit veld geef je aan of je een percentage of een vast bedrag rekent (gebaseerd op hoeveelheid) (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).
Omschrijving	Een omschrijving van de korting / toeslag dat wordt verrekend. Deze omschrijving wordt ook zichtbaar op de factuur (alleen verplicht wanneer er is aangegeven dat er korting of toeslag berekend moet worden).

C. Verzamelfactuur

Aan de linkerkant zie je alle contracten die gekoppeld zijn aan de relatie. Door deze te dubbelklikken zal deze aan de rechterkant staan. Hierdoor zitten ze in het verzamelfactuur.

1.

• Relatie: Hier kies je welke relatie je de verzamelfactuur van wilt. Doordat je de verzamelfactuur maakt vanaf de relatie is deze direct voor ingevuld.
• Bundel code: De code die je geeft aan deze verzamelfactuur.
• Email: Het factuur emailadres waar deze heen gestuurd word.
• Factuur Adres: Hier selecteer je het adres waar het factuur heen gestuurd word.

Door op het blauwe plus icoon te klikken opent er een nieuw scherm voor het aanmaken. Zie 2.

2.
Door bij A. de postcode in te vullen en daarna op het blauwe vergrootglas icoon te klikken worden alle gegevens ingevuld.

Als er meerdere opties zijn voor dit adres verschijnt er een pop up met opties. Zie rechts

2.B
Door de knop van postbus over te zetten veranderd het scherm naar een postbus vorm: